Rechnungssoftware selbst hosten: XRechnung, GoBD, DATEV

Die kurze Antwort

Rechnungssoftware selbst zu hosten ist für ein deutsches Unternehmen dann sinnvoll, wenn das Programm vier Dinge kann: eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 erzeugen (XRechnung oder ZUGFeRD), gestellte Rechnungen gegen stilles Ändern sperren, jede Änderung protokollieren, und die Buchungen in einem Format ausgeben, das Ihr Steuerberater einliest, in Deutschland meist DATEV. Von den fünf hier verglichenen Programmen erfüllt keines alle vier Punkte ohne Zusatzmodul. Invoice Ninja bringt die E-Rechnung mit, hat aber keinen DATEV-Export. ERPNext bekommt beides über freie Apps. Dolibarr bekommt beides über zwei Bezahlmodule. Kimai erzeugt E-Rechnungen nur mit einem Bezahlplugin. InvoiceShelf erzeugt Stand September 2026 gar keine.

Zwei Dinge vorweg. Erstens: Das hier ist keine Steuerberatung. Wie Ihre Rechnungen in die Buchhaltung kommen, entscheidet Ihr Steuerberater, und er sagt Ihnen auch, welchen DATEV-Export er haben will. Zweitens: Es gibt keine "GoBD-zertifizierte" Software. Die GoBD selbst sagen das ausdrücklich. Was es gibt, sind Funktionen, die einzelne Anforderungen der GoBD abdecken, und genau die werden unten Programm für Programm verglichen.

E-Rechnungspflicht: was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Die Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz und steht in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) legt sie aus, ein zweites BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt es. Der Zeitplan, mit den Randnummern (Rn.) des Schreibens von 2024:

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist (Rn. 62). Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus (Rn. 40).
• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier verschicken, und mit Zustimmung des Empfängers auch ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF (Rn. 63).
• Bis Ende 2027 gilt das weiter für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (Rn. 64). Bis Ende 2027 bleibt außerdem EDI (elektronischer Datenaustausch) mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Rn. 65).
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (Rn. 22). Umsätze an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht (Rn. 16 und 19). Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV), müssen aber empfangen können.

Was eine E-Rechnung ist, steht in Rn. 4: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, die so ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass sie elektronisch verarbeitet werden kann. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist seit 2025 eine "sonstige Rechnung" (Rn. 7) und keine E-Rechnung. Wer nach Ablauf seiner Übergangsfrist so eine Rechnung ausstellt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus, und der Empfänger verliert dem Grunde nach den Vorsteuerabzug (Rn. 56). Das ist der Grund, warum Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen, bevor das Gesetz sie dazu zwingt.

XRechnung oder ZUGFeRD: was Ihre Software erzeugen muss

Beide Formate erfüllen die EN 16931, und beide nennt das BMF ausdrücklich als zulässig (Rn. 25). Der Unterschied liegt in der Verpackung.

XRechnung ist eine reine XML-Datei, entweder in der Syntax UBL (Universal Business Language) oder in der Syntax CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Es gibt kein Bild dazu; lesbar wird sie erst durch eine Anzeige-Software. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an Behörden, und die Version 3.0 bleibt laut KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), die den Standard pflegt, bis mindestens 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. In der XML-Datei erkennen Sie XRechnung an der Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist, üblicherweise unter dem Namen factur-x.xml. Der Mensch sieht das PDF, die Software liest das XML. Entscheidend ist Rn. 31: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der XML-Teil. Rn. 30 schränkt ein: E-Rechnung ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Brauchbar für deutsche B2B-Rechnungen sind die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED, dazu das Profil XRECHNUNG, das XRechnung-XML in ein PDF steckt. Factur-X ist dasselbe Format unter französischem Namen.

Für die meisten Kleinunternehmer und GmbHs ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktische Wahl: Kunden ohne E-Rechnungssoftware öffnen das PDF wie bisher, Kunden mit Software lesen das XML. XRechnung brauchen Sie, sobald Sie an eine Behörde liefern oder ein Großkunde es vorschreibt. Welches zulässige Format verwendet wird, ist laut Rn. 27 eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.

Was die GoBD von einer Rechnungssoftware verlangen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024, also die Auslegung der Finanzverwaltung zu § 146 und § 147 der Abgabenordnung (AO), kein Gesetz. Für eine Rechnungssoftware laufen sie auf fünf Punkte hinaus.

Unveränderbarkeit. § 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; die GoBD führen das ab Rn. 58 aus. Eine gestellte Rechnung darf also nicht still überschrieben werden. Erlaubt ist, sie zu stornieren und neu zu stellen, wobei beide Belege bleiben. Softwareseitig heißt das: eine Sperre für gestellte Rechnungen, und ein Protokoll, das jede spätere Änderung mit Datum und Benutzer festhält.

Nachvollziehbarkeit. Ein Prüfer muss vom Beleg zur Buchung und zurück kommen. Dazu gehört die fortlaufende Rechnungsnummer aus § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Sie muss einmalig sein; Lücken sind zulässig, doppelte Nummern nicht. Eine Software, die nach dem Löschen einer Rechnung dieselbe Nummer neu vergibt, erzeugt genau das Problem, das der Prüfer sucht.

Aufbewahrung. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bei E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren, und er muss maschinell auswertbar bleiben (Rn. 60 des BMF-Schreibens von 2024). Ein Ausdruck des PDFs genügt nicht.

Datenzugriff. Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt die Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen (§ 147 Abs. 6 AO, in den GoBD die Datenträgerüberlassung "Z3"). Die Software braucht also einen Export der Rechnungsdaten in einem offenen Format, nicht nur PDFs.

Verfahrensdokumentation. Sie beschreiben, wie eine Rechnung bei Ihnen entsteht, geprüft, versendet und archiviert wird. Das schreibt keine Software für Sie. Bei einer Ein-Personen-Firma sind das zwei Seiten, aber sie müssen existieren.

Und der Punkt, den Anbieter gern verschweigen: In Rn. 179 bis 181 stellen die GoBD fest, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate erteilt und dass Zertifikate oder Testate Dritter gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung haben. "GoBD-zertifiziert" ist ein Werbewort. Fragen Sie stattdessen nach Sperre, Protokoll, Storno und Export.

Was ein DATEV-Export ist, und was nicht

DATEV ist die Genossenschaft der Steuerberater, und die meisten deutschen Kanzleien buchen mit DATEV-Software. Ein "DATEV-Export" meint fast immer das DATEV-Format: eine CSV-Datei mit einer festen Kopfzeile, die mit EXTF beginnt, und darunter ein Buchungsstapel. Pro Zeile steht ein Umsatz mit Betrag, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld 1 (dort steht die Rechnungsnummer) und Buchungstext. Damit die Kanzlei die Datei einlesen kann, braucht die Software Ihre Beraternummer, Ihre Mandantennummer, den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und den Beginn Ihres Wirtschaftsjahres. Diese Werte bekommen Sie vom Steuerberater.

Der zweite Weg ist DATEV Unternehmen Online. Dort landen die Belegbilder, also die Rechnungs-PDFs, und die Kanzlei bucht selbst. Manche Software schickt Belege dorthin per E-Mail oder Schnittstelle.

Was kein DATEV-Export ist: ein allgemeiner CSV-Export der Rechnungsliste. Den kann eine Kanzlei mit eigenem Aufwand umbauen, aber das kostet Stunden, die Sie bezahlen. Fragen Sie Ihren Steuerberater vor der Toolwahl, ob er einen Buchungsstapel, Belege in Unternehmen Online oder schlicht die PDFs pro Monat haben will. Bei einem Kleinunternehmer mit zwanzig Rechnungen im Jahr ist die Antwort oft die dritte, und dann ist der fehlende DATEV-Export kein Ausschlusskriterium.

Warum der Hosting-Standort in der EU zählt

Wer "EU-gehostete Rechnungssoftware" sucht, hat meist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) im Kopf. Es gibt aber einen zweiten Grund, und der kommt direkt aus dem Steuerrecht.

§ 146 Abs. 2a AO erlaubt, elektronische Bücher und Aufzeichnungen ohne Antrag in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu führen und aufzubewahren, solange der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich bleibt. Für einen Drittstaat, also auch die USA, braucht es nach § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung des Finanzamts auf Antrag. Ihre Rechnungsdatenbank ist so eine Aufzeichnung. Ein Server in Deutschland oder in einem anderen EU-Land ist der Fall, für den Sie nichts beantragen müssen.

Die DSGVO kommt dazu. Jede Rechnung enthält personenbezogene Daten, mindestens Namen und Adressen von Kunden oder Ansprechpartnern. Beim Self-Hosting sind Sie der Verantwortliche, und der Hoster, dessen VPS Sie mieten, ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Sie brauchen mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Steht der Server außerhalb der EU, kommen die Regeln für Drittlandtransfers aus Art. 44 ff. DSGVO obendrauf. Worauf beim Anbieter und beim Standort zu achten ist, steht in Datenhaltung auf einem EU-Storage-VPS: Standort, Recht und Kosten.

Zwei Fallen, die "selbst gehostet" nicht von allein löst. Erstens Backups: Ein Backup in einem US-Bucket macht aus einem EU-Server einen Drittlandtransfer. Legen Sie das Backup auf einen zweiten EU-Server. Zweitens Nebendienste: Invoice Ninja betreibt einen eigenen Zugangspunkt zum PEPPOL-Netz (Pan-European Public Procurement OnLine), über den auch selbst gehostete Installationen senden, und Kimai bietet ein Plugin, das Rechnungen zu Lexoffice spiegelt. Beides ist praktisch, beides verlässt Ihren Server. Wer den Standort ernst nimmt, prüft für jeden dieser Dienste, wo er läuft, und schließt auch dort einen AVV ab.

Vergleich: welche selbst gehostete Rechnungssoftware was kann

Stand September 2026, gegen die Dokumentation der Projekte geprüft. Je Programm in derselben Reihenfolge: E-Rechnung, GoBD-Merkmale, DATEV, Haken.

• Invoice Ninja (v5). E-Rechnung: eingebaut. Unter Settings > E Invoice wählen Sie den Standard "ZUGFeRD / XRechnung (Germany)"; der Schalter "Merge E-Invoice and PDF" bettet das XML in das PDF ein. PEPPOL, Facturae, FatturaPA und ein generisches EN-16931-Profil sind ebenfalls dabei. GoBD-Merkmale: Die Einstellung "Lock Invoices" sperrt Rechnungen nach dem Versand ("When Sent") oder nach der Zahlung ("When Paid"), und das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer eine Rechnung wann angelegt, geändert oder versendet hat. DATEV: kein eigener Export, nur der allgemeine Datenexport (CSV, XLS, JSON); für DATEV braucht es einen Drittdienst wie GetMyInvoices. Haken: ZUGFeRD akzeptiert keine negativen Rechnungen. Wer bisher Gutschriften als Minusrechnung geschrieben hat, muss auf echte Gutschriften umstellen.
• InvoiceShelf (3.x, Fork von Crater). E-Rechnung: keine. Die Anfrage zu ZUGFeRD (Issue #175) wurde im Oktober 2024 als "not planned" geschlossen; in Diskussion #197 wollen die Maintainer das Thema als Modul angehen, einen Termin gibt es nicht. GoBD-Merkmale: keine dokumentierte Rechnungssperre. DATEV: nein. Haken: Für ein deutsches B2B-Geschäft nach 2026 fehlt das Kernstück. Für reine Privatkunden oder für die Übergangsfrist bleibt es ein leichtes Werkzeug.
• Dolibarr (v24). E-Rechnung: nur über das Dolistore-Modul "FacturX/ZUGFeRD/XRechnung" von CAP-REL (180 Euro netto, Stand September 2026), nicht im Kern. Das Modul erzeugt die Profile bis XRechnung 3 und unterstützt Dolibarr v14 bis v24. GoBD-Merkmale: Eine validierte Rechnung bekommt ihre endgültige Nummer, und das Modul "Unveränderbare Archive/Logs" schreibt Ereignisse wie Zahlungen in eine Tabelle, deren Einträge per Prüfsumme verkettet sind und für die es keine Lösch- oder Änderungsfunktion gibt. DATEV: Das Modul "Accounting Export DATEV-Format" von Bloxera aus dem Dolistore exportiert den Buchungsstapel im EXTF-Format mit Stammdaten und verknüpften PDFs; im Dolibarr-Wiki steht es noch als "experimental". Haken: zwei Bezahlmodule und ein ERP mit hunderten Modulen für die Aufgabe, Rechnungen zu schreiben.
• ERPNext (v15). E-Rechnung: über die freie App eu_einvoice von ALYF (GPLv3), die CII-XML in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erzeugt und alle außer XRECHNUNG als ZUGFeRD in das PDF einbettet. Sie liest auch eingehende E-Rechnungen ein. GoBD-Merkmale: Ein gebuchter Beleg ("submitted") lässt sich in ERPNext nicht mehr ändern, nur stornieren und als neue Version anlegen, und jede Änderung landet in der Versionshistorie. Die App erpnext_germany, ebenfalls von ALYF, verhindert das Löschen gebuchter Verkaufsbelege, damit die Nummerierung lückenlos bleibt, und bringt einen GDPdU-Export für den Datenzugriff mit. DATEV: Die App erpnext_datev exportiert die Hauptbuch-Buchungen im DATEV-CSV-Format und schickt Belege an DATEV Unternehmen Online. Haken: ERPNext ist die schwerste Installation der fünf. Wie Sie es sauber aufsetzen, steht in ERPNext auf einem eigenen VPS installieren.
• Kimai (2.x). E-Rechnung: nur mit dem Bezahlplugin "E-Invoice Plus" (99 Euro, Stand September 2026), das EN 16931 und XRechnung 3.0 in CII und UBL sowie ZUGFeRD und Factur-X als PDF/A erzeugt. GoBD-Merkmale: Kimai ist eine Zeiterfassung mit Rechnungsfunktion, kein Buchhaltungssystem; die Rechnungen entstehen aus Stundenzetteln als PDF, HTML oder aus DOCX- und XLSX-Vorlagen. DATEV: nichts im Plugin-Store; es gibt ein Lexoffice-Sync-Plugin für 99 Euro. Haken: Wer Kimai nur für die Stundennachweise nutzt und die Rechnung in einem der anderen Systeme stellt, umgeht die Frage ganz. Der Anhang mit dem Stundennachweis ist erlaubt: Rn. 35 des BMF-Schreibens nennt eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als Beispiel für eine ergänzende Angabe im Anhang einer E-Rechnung.

Was danach übrig bleibt: Für einen Freiberufler oder Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat, dessen Steuerberater PDFs oder eine CSV-Liste nimmt, ist Invoice Ninja die kürzeste Strecke zur gültigen E-Rechnung. Für eine GmbH mit eigener Buchhaltung und Buchungsstapel für die Kanzlei sind ERPNext mit den drei ALYF-Apps oder Dolibarr mit den zwei Modulen die einzigen beiden, die E-Rechnung und DATEV in einem System abdecken. Was die Programme abseits dieser deutschen Kriterien können, steht im Überblick über selbst gehostete Rechnungssoftware. Alle fünf laufen unter Docker; wer noch keinen Stack betreibt, fängt mit Docker Compose auf dem VPS an.

E-Rechnung prüfen, bevor sie rausgeht

Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler (die Datei entspricht nicht der Syntax der EN 16931, also gar keine E-Rechnung), Geschäftsregelfehler (etwa Steuerbetrag und Steuersatz passen nicht zusammen) und inhaltliche Fehler (eine Pflichtangabe nach § 14 UStG fehlt). Eine Validierung wird darin dringend angeraten, und das Prüfergebnis gehört zu den Unterlagen. Sie können sie auf jedem Ubuntu-Server selbst durchführen, mit denselben Werkzeugen, die die Behördenportale einsetzen.

sudo apt update && sudo apt install -y poppler-utils libxml2-utils unzip default-jre-headless
pdfdetach -list Rechnung.pdf

pdfdetach -list zeigt die eingebetteten Dateien. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung steht dort 1 embedded files und darunter 1: factur-x.xml. Steht dort 0 embedded files, hat Ihre Software ein gewöhnliches PDF erzeugt, und das ist seit 2025 eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.

pdfdetach -saveall Rechnung.pdf
xmllint --noout factur-x.xml && echo wohlgeformt
grep -o 'urn:cen.eu:en16931:2017[^<]*' factur-x.xml

pdfdetach -saveall legt die eingebettete Datei in das aktuelle Verzeichnis. xmllint --noout gibt bei einer wohlgeformten Datei nichts aus, deshalb das echo dahinter. Die grep-Zeile liest die Profilkennung aus dem XML: urn:cen.eu:en16931:2017 ist das Profil EN 16931, urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic ist BASIC, und die Kennung mit xrechnung_3.0 am Ende ist XRechnung. Gibt grep nichts aus, enthält die Datei keine dieser Kennungen, und das trifft auf die Profile MINIMUM und BASIC-WL zu, die das BMF nicht als E-Rechnung anerkennt.

Die vollständige Prüfung gegen Schema und Geschäftsregeln macht der Validator der KoSIT. Er ist ein Java-Programm und braucht die Konfiguration für XRechnung 3.0.2 dazu:

mkdir -p ~/xr-validator && cd ~/xr-validator
curl -LO https://repo1.maven.org/maven2/org/kosit/validator/1.6.3/validator-1.6.3-standalone.jar
curl -L -o config.zip https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung/releases/download/v2026-08-31/xrechnung-3.0.2-validator-configuration-2026-08-31.zip
unzip -q config.zip
java -jar validator-1.6.3-standalone.jar -s scenarios.xml -r "$PWD" -h ~/factur-x.xml
echo "Exit-Code: $?"

-s zeigt auf die Szenarien der Konfiguration, -r auf das Verzeichnis mit den Schemata, -h erzeugt zusätzlich einen HTML-Bericht nach dem Muster factur-x-report.html. Der Exit-Code ist 0, wenn die Datei angenommen wird; eine positive Zahl ist die Anzahl der zurückgewiesenen Dateien. Im Bericht steht bei einer Zurückweisung jede verletzte Regel mit ihrer Kennung, etwa BR-DE-15, wenn im XRechnung-Profil die Leitweg-ID fehlt. Die Konfiguration enthält neben den XRechnung-Szenarien auch drei für das reine Profil EN 16931 (UBL-Rechnung, UBL-Gutschrift und CII), sodass sich das ZUGFeRD-Profil EN 16931 damit ebenfalls prüfen lässt. Für BASIC und EXTENDED kennt sie kein Szenario und sagt das im Bericht; für diese Profile brauchen Sie ein Werkzeug, das die ZUGFeRD-Schematron-Regeln kennt, etwa den Validator des Open-Source-Projekts Mustang.

Prüfen Sie so die ersten Rechnungen aus jeder neuen Software, und danach jede Rechnung nach einem Update, das die PDF-Erzeugung berührt. Ein Fehler in der Vorlage erzeugt sonst wochenlang Rechnungen, deren Vorsteuerabzug beim Kunden wackelt, und der Kunde merkt es vor Ihnen.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch § 34a UStDV von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen; das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bestätigt das. Sie dürfen freiwillig welche ausstellen, dann ohne Zustimmung des Empfängers. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere inländische Unternehmen, und ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Gibt es GoBD-zertifizierte Rechnungssoftware?

Nein. Die GoBD stellen in Rn. 179 bis 181 fest, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate erteilt und dass Zertifikate oder Testate Dritter gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung haben. Ein Anbieter kann sich ein Testat kaufen, es bindet den Prüfer nicht. Achten Sie stattdessen auf vier Funktionen: eine Sperre für gestellte Rechnungen, ein Änderungsprotokoll, Storno statt Löschen und einen Export der Rechnungsdaten in einem offenen Format. Die Verfahrensdokumentation schreiben Sie selbst.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?

An Privatkunden und an Unternehmen im Ausland: ja, ohne zeitliche Grenze. An inländische Unternehmen: nur noch bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, und bis Ende 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 ist ein PDF ohne eingebettetes XML für inländische B2B-Umsätze keine ordnungsgemäße Rechnung mehr, und Ihr Kunde verliert dem Grunde nach den Vorsteuerabzug. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben dauerhaft ausgenommen.

Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?

Für Rechnungen an Behörden XRechnung, weil die E-Rechnungsverordnung des Bundes es dort vorschreibt. Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktische Wahl, weil das PDF für Menschen und das eingebettete XML für Software in einer Datei stecken. Beide erfüllen die EN 16931 und beide nennt das BMF als zulässig. Nicht ausreichend sind ZUGFeRD-Versionen vor 2.0.1 und die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Darf mein Rechnungsserver außerhalb Deutschlands stehen?

Innerhalb der EU ja, ohne Antrag: § 146 Abs. 2a AO erlaubt es, elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu führen, solange der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich bleibt. In einem Drittstaat, auch in den USA, nur mit Bewilligung des Finanzamts nach § 146 Abs. 2b AO. Dazu kommt die DSGVO: Mit dem Hoster brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und ein Server außerhalb der EU löst die Regeln für Drittlandtransfers aus. Das gilt auch für Backups und für Nebendienste wie einen PEPPOL-Zugangspunkt.