Nextcloud für Vereine: Hosting, DSGVO und Nachfolge

Nextcloud für Vereine: die kurze Antwort

Nextcloud für Vereine lohnt sich, wenn der Vorstand gemeinsame Dateien, Kalender und Kontakte braucht und dafür kein Microsoft 365 bezahlen will. Für die meisten kleinen e.V. ist ein verwalteter Hoster der sinnvollste Weg. Hetzner Storage Share kostete am 2. November 2026 ab 5,11 € im Monat inklusive MwSt., erstellt die Backups selbst und bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung online an. Ein eigener VPS oder ein Heimserver ist nur dann besser, wenn mindestens zwei Mitglieder ihn dauerhaft betreuen können. Nextcloud ersetzt außerdem keine Vereinsverwaltung. Beiträge und SEPA-Lastschriften gehören in eine Fachsoftware oder in eine von zwei jungen Community-Apps, die weiter unten beschrieben sind.

Diese Anleitung richtet sich an Vorstand und Schriftführung eines eingetragenen Vereins. Sie geht von einer typischen Lage aus: kein Budget, ehrenamtliche Betreuung, und in zwei Jahren übernimmt jemand anderes. Genau dieser Wechsel entscheidet, welche Variante gut ist. Ein System, das nur eine Person versteht, wird beim nächsten Vorstandswechsel zum Problem.

Ist Nextcloud für einen Verein kostenlos?

Der Nextcloud-Server selbst ist freie Software. Sie bezahlen also nicht für die Software, sondern für den Ort, an dem sie läuft: einen Hoster, einen VPS oder Strom und Hardware zu Hause. Was die kostenlose Version von der kostenpflichtigen Ausgabe unterscheidet, erklärt der Vergleich zwischen Nextcloud Hub und Nextcloud Enterprise.

Eine Grenze nennt Nextcloud auf seiner deutschen Seite zur fairen Nutzung, gelesen am 2. November 2026. Bestimmte Infrastrukturdienste, darunter die Benachrichtigungsdienste und der App-Store, sind begrenzt und „funktionieren nicht für mehr als 500 Nutzer“. Ein Sportverein mit 150 Mitgliedern kommt nicht in die Nähe dieser Zahl. Meist bekommen ohnehin nur der Vorstand und einige Aktive ein eigenes Konto.

Auf derselben Seite steht ein NGO-Programm. Nextcloud bietet dort „eine kostenlose Lizenz für einige NGOs, kleine Schulen und andere Non-Profit-Organisationen“ an. Die Entscheidung trifft die Nextcloud GmbH im Einzelfall. Ein Antragsformular gibt es auf der Seite nicht, nur einen Link zur allgemeinen Kontaktseite. Für einen Verein ist ein Detail wichtig: Die Seite nennt weder Vereine noch Gemeinnützigkeit. Sie spricht nur von NGOs und Non-Profit-Organisationen. Ob Ihr e.V. in dieses Programm fällt, kann Ihnen also nur Nextcloud selbst sagen. Fragen Sie nach und beschreiben Sie dabei kurz Zweck und Größe Ihres Vereins.

Planen Sie trotzdem nicht mit dieser Lizenz. Nextcloud behält sich vor, das Programm „ohne vorherige Ankündigung zu ändern oder einzustellen“. Für einen Nachfolger in zwei Jahren ist das eine unsichere Grundlage. Dateien, Kalender und Kontakte funktionieren auch mit der kostenlosen Version.

Drei Wege, Nextcloud im Verein zu betreiben

In der Praxis gibt es drei Varianten: einen verwalteten Hoster, einen gemieteten Server oder einen Server bei einem Mitglied zu Hause. Jede Variante hat einen anderen Preis und ein anderes Risiko beim Personalwechsel. Sie unterscheiden sich auch beim Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Das ist der Vertrag, den der Verein mit einem Dienstleister schließt, der personenbezogene Daten für ihn speichert. Hetzner bezieht sich dabei ausdrücklich auf Art. 28 DSGVO. Welche Rolle der Verein in diesem Vertrag hat, beschreibt die DSGVO mit dem Begriff des Verantwortlichen in Art. 4 Nr. 7. Lesen Sie beide Artikel selbst nach, bevor Sie unterschreiben. Dieser Text ist eine Information und keine Rechtsberatung.

Variante 1: ein verwalteter Nextcloud-Hoster

Bei einem verwalteten Angebot betreibt der Hoster den Server. Der Verein bekommt nur die Nextcloud-Oberfläche und muss keinen Server pflegen. Zwei deutsche Anbieter liegen für Vereine nahe.

Hetzner Storage Share basiert laut Hetzner auf der Open-Source-Software von Nextcloud. Das kleinste Paket NX11 hat 1 TB Speicher und kostete laut der deutschen Produktseite am 2. November 2026 höchstens 5,11 € im Monat inklusive 19 % MwSt. Das Paket NX21 mit 5 TB kostete damals höchstens 16,89 €. Die englische Produktseite führt die Zahl der Nutzer als unbegrenzt. Hetzner schreibt: „Keine Mindestvertragslaufzeit. Keine Kündigungsfrist.“ Die Administration des Servers übernimmt Hetzner, und Backups werden laut Produktseite „automatisch mehrere Male am Tag erstellt“. Einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO können Sie online abschließen. Die englische Seite nennt dafür die Kundenoberfläche konsoleH. Laut Hetzners FAQ erhalten Sie einen Administrator-Account, und nur Administratoren können weitere Benutzerkonten anlegen. Jedem Nutzer können Sie ein eigenes Speicherkontingent zuweisen.

IONOS Managed Nextcloud kostet am selben Tag 6 € im Monat für 500 GB und 5 Nutzer. Das Paket mit 1 TB und 10 Nutzern kostet regulär 9 € im Monat. Als Aktion kostet es 1 € in den ersten drei Monaten. Eine Laufzeit nennt die Seite für dieses Paket nicht. Die Preise sind inklusive MwSt., und die Pakete mit 500 GB, 3 TB und 10 TB sind „monatlich kündbar“. Die Seite weist darauf hin, dass Angebote teils von Mindestvertragslaufzeiten abhängen, und verweist dafür auf die AGB. IONOS schreibt, die Daten würden in deutschen Rechenzentren gespeichert. IONOS bietet einen AVV an, der Managed Nextcloud ausdrücklich einschließt. Zu Backups sagt die Produktseite für Managed Nextcloud nichts. Fragen Sie IONOS danach, bevor Sie Mitgliederdaten hochladen.

Achten Sie bei IONOS auf die Nutzergrenze. Fünf Konten reichen für Vorsitz, Stellvertretung, Kasse und Schriftführung. Sie reichen nicht, wenn auch Übungsleiter oder Abteilungsleitungen ein Konto bekommen sollen. Dann ist das 10-Nutzer-Paket die untere Grenze.

Ein Nachteil dieser Variante: Der Verein kann nur nutzen, was der Hoster zulässt. Hetzner schreibt, Storage Share lasse sich mit Apps aus dem Nextcloud App Store anpassen. Ob eine bestimmte Drittanbieter-App dort läuft, steht nicht auf der Seite. Prüfen Sie das für jede App, mit der Sie fest planen. Wie sich ein verwalteter Speicher von einem selbst verwalteten Server unterscheidet, zeigt der Vergleich zwischen Storage-VPS und verwalteter Storage Box.

Beim Personalwechsel ist diese Variante am robustesten. Der Vertrag läuft beim Hoster, die Backups laufen ohne Zutun, und ein Nachfolger muss keinen Server verstehen. Er braucht nur Zugang zum Kundenkonto und ein Admin-Konto in Nextcloud. Das funktioniert aber nur, wenn beides nicht an der privaten Adresse eines einzelnen Mitglieds hängt. Dazu weiter unten mehr.

Variante 2: ein kleiner VPS mit eigener Installation

Ein VPS (virtual private server) ist ein gemieteter virtueller Server, auf dem Sie Nextcloud selbst installieren. Nextcloud beschreibt das Paket Nextcloud All-in-One (AIO) als „The official Nextcloud installation method“. AIO bringt ein optionales Backup auf Basis von BorgBackup mit. Das Ziel ist wahlweise ein eigenes Verzeichnis oder ein entferntes Borg-Repository. Am 2. November 2026 war v14.4.3 als neueste AIO-Version markiert. Wie die Installation mit Docker, TLS-Zertifikaten und Backups konkret aussieht, zeigt die Anleitung für Nextcloud auf einem VPS mit Docker, TLS und Backups. TLS (Transport Layer Security) ist die Verschlüsselung, die aus http ein https macht.

Ein VPS ist nicht automatisch billiger als ein verwalteter Hoster. Bei IONOS kostet der VPS M+ mit 4 GB RAM laut deutscher Seite regulär 12 € im Monat inklusive MwSt. In den ersten drei Monaten kostet er 4 €, dazu kommen einmalig 10 € Einrichtung. Das optionale Backup kostet ab 6 Cent pro GB und Monat. Als Standorte nennt die deutsche IONOS-Seite „EU, USA und Großbritannien“. Ein deutsches Rechenzentrum nennt sie für VPS nicht, also fragen Sie nach, wenn der Standort für Ihren Verein wichtig ist. Hetzners günstiger Cloud-Server CX23 mit 2 vCPU und 4 GB RAM stand am 2. November 2026 mit 5,99 € netto in der Preisliste. Am 2. November 2026 war er aber als „not available“ markiert und ließ sich nicht bestellen.

Beim Arbeitsspeicher hilft eine Zahl aus den Systemanforderungen. Nextcloud empfiehlt mindestens 512 MB RAM pro Prozess. Ein Server mit 4 GB RAM gibt also Spielraum für Datenbank, Webserver und einige gleichzeitige Nutzer.

Der Server ist günstig, die Arbeit daran nicht. Auf einem VPS ist der Verein selbst für Updates, Firewall, Zertifikate und Backups zuständig. Nextcloud 35 ist die aktuelle stabile Version, und Version 36 steht im Administrationshandbuch bereits als kommende Version. Jede neue Hauptversion bedeutet ein Upgrade, das jemand durchführen und prüfen muss. Wo ein selbst betriebener Server an Grenzen stößt, beschreibt der Artikel über die Grenzen von Nextcloud auf einem VPS.

Auch beim VPS liegen die Daten auf der Hardware eines Anbieters. Prüfen Sie deshalb im Kundenkonto oder in den Vertragsunterlagen, ob und wie der Anbieter einen AVV anbietet.

Beim Personalwechsel ist der VPS die riskanteste Variante, wenn nur eine Person ihn versteht. Der Nachfolger erbt dann einen Server, dessen Passwörter, SSH-Schlüssel und Backup-Ziel nirgends stehen. Wählen Sie den VPS deshalb nur mit zwei Personen, die beide schon einmal ein Update und eine Wiederherstellung durchgeführt haben.

Variante 3: der Heimserver eines Mitglieds

Manche Vereine nutzen einen Server, der bei einem technisch interessierten Mitglied zu Hause steht. Dem Verein entsteht dann oft keine Rechnung. Rechnen Sie trotzdem ehrlich: Strom und Hardware bezahlt eine Privatperson, und bei einem Defekt gibt es keinen Hoster, der das Gerät ersetzt.

Das größere Problem ist die Übergabe. Der Server steht in einer Privatwohnung. Tritt das Mitglied aus oder zieht es um, geht der Server mit. Die Mitgliederdaten liegen dann bei einer Person, die nicht mehr zum Verein gehört. Ob der Verein mit diesem Mitglied eine schriftliche Vereinbarung braucht, ist eine Rechtsfrage. Klären Sie sie, bevor die Mitgliederliste dort landet. Für Mitgliederdaten ist diese Variante die schwächste der drei.

Wer den Heimserver trotzdem von außen erreichbar machen will, ohne Ports am Router zu öffnen, findet in der Anleitung zu Cloudflare Tunnel ohne offene Ports einen Weg. Der Verkehr läuft dann allerdings über einen weiteren Dienstleister.

Braucht der Verein einen Datenschutzbeauftragten nach §38 BDSG?

Viele Vorstände fragen sich das, sobald die Mitgliederliste in der Cloud liegt. Die Regel steht in §38 Absatz 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Danach benennen Verantwortliche einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie „in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen“. Auch dieser Abschnitt ist eine Information und keine Rechtsberatung.

Für einen Verein, in dem drei Vorstandsmitglieder mit der Mitgliederliste arbeiten, heißt das: Drei Personen liegen deutlich unter 20. Die Zahl allein löst die Pflicht also nicht aus. Zwei Punkte sollten Sie trotzdem kennen.

Erstens meint „beschäftigen“ hier nicht nur Angestellte. Gezählt werden die Personen, die regelmäßig mit der Verarbeitung befasst sind, also auch Ehrenamtliche. Zählen Sie deshalb alle mit: die Kasse, Abteilungsleitungen mit eigenen Listen, Übungsleiter mit Teilnehmerlisten, die Person, die den Newsletter verschickt. In einem großen Mehrspartenverein kommen so schneller 20 Personen zusammen, als der Vorstand erwartet.

Zweitens hängt die Pflicht nicht nur an der Zahl. §38 Absatz 1 verlangt einen Datenschutzbeauftragten „unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung beschäftigten Personen“ in zwei Fällen. Der erste Fall ist eine Verarbeitung, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO braucht. Der zweite Fall ist eine geschäftsmäßige Verarbeitung zur Übermittlung, zur anonymisierten Übermittlung oder für Markt- oder Meinungsforschung. Ob einer dieser Fälle auf Ihren Verein zutrifft, hängt davon ab, welche Daten Sie verarbeiten. Verwalten Sie zum Beispiel Gesundheitsdaten für eine Reha-Sportgruppe, lassen Sie die Frage nach der Folgenabschätzung prüfen. Zusätzlich gilt Art. 37 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO: Eine Pflicht besteht auch, wenn die Kerntätigkeit eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von Personen oder eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten umfasst.

§38 regelt auch die Rechtsstellung des Datenschutzbeauftragten. Absatz 2 verweist auf §6 Absatz 4, Absatz 5 Satz 2 und Absatz 6 BDSG. Damit gelten Regelungen zum Abberufungs- und Kündigungsschutz, zur Verschwiegenheit sowie unter den dort genannten Voraussetzungen zum Zeugnisverweigerungsrecht und Beschlagnahmeverbot. Der Schutz nach §6 Absatz 4 gilt dabei nur, wenn die Benennung verpflichtend ist. Er sagt nichts darüber, ob die DSGVO für Ihren Verein gilt. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich an die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes oder an den Dachverband Ihres Vereins. Den vollständigen Text finden Sie auf gesetze-im-internet.de.

Zwei benannte Admins statt eines geteilten Kontos

Das häufigste Übergabeproblem ist kein technisches. Es gibt ein einziges Konto namens „admin“, und das Passwort kennt nur die Person, die es angelegt hat. Geht diese Person, ist der Zugang weg. Oder er liegt bei jemandem, der nicht mehr im Vorstand sitzt.

Nextcloud hat dafür eine einfache Lösung. Laut Administrationshandbuch wird ein Konto zum Super-Administrator, indem man es der Gruppe „admin“ hinzufügt. Super-Administratoren haben volle Rechte und können alle Einstellungen ändern. Legen Sie deshalb zwei persönliche Konten an, zum Beispiel für den Vorsitz und die Schriftführung. Nehmen Sie beide in die Gruppe „admin“ auf. Jede Person hat ihr eigenes Passwort. Scheidet jemand aus, entfernen Sie nur dieses eine Konto aus der Gruppe, und niemand muss ein gemeinsames Passwort ändern.

Für Aufgaben ohne Vollzugriff gibt es Gruppenadministratoren. Laut Handbuch dürfen sie Konten in ihren Gruppen anlegen und entfernen, erreichen aber die Systemeinstellungen nicht. Das passt zum Beispiel für eine Abteilungsleitung, die die Konten ihrer Trainerinnen und Trainer verwaltet.

Bei Hetzner Storage Share bekommen Sie zunächst ein Administrator-Konto. Hetzners FAQ beschreibt nicht, wie Sie einen zweiten Admin anlegen. Prüfen Sie deshalb in der Nextcloud-Oberfläche Ihrer Instanz, ob Sie ein zweites Konto in die Gruppe „admin“ aufnehmen können, bevor Sie sich darauf verlassen.

Das Kundenkonto beim Hoster ist eine zweite Ebene, und sie wird oft vergessen. Wer es kontrolliert, kann den Vertrag kündigen, und mit dem Vertrag endet die Instanz. Legen Sie das Kundenkonto auf eine Vereinsadresse wie vorstand@ihr-verein.de an und bezahlen Sie vom Vereinskonto. Wie ein Hoster einen Vertrag auf eine andere Person überträgt, regelt jeder Anbieter selbst. Fragen Sie das vor dem Abschluss, nicht erst beim Vorstandswechsel.

Wo Passwörter und Backups liegen sollten

Eine gute Übergabe ist vor allem Dokumentation. Diese Punkte gehören dazu:

• Alle Zugänge liegen in einem gemeinsamen Passwortmanager des Vereins, auf den mindestens zwei Vorstandsmitglieder zugreifen können. Dazu gehören die Wiederherstellungscodes der Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Die Zugänge liegen nicht in einer Datei auf dem Nextcloud-Server selbst. Fällt der Server aus, ist sonst auch die Liste der Passwörter weg.
• Ein kurzes Übergabedokument liegt ausgedruckt im Vereinsordner: welcher Hoster, welche Kundennummer, wer Admin ist, wo das Backup liegt und wann es zuletzt getestet wurde.
• Bei jedem Vorstandswechsel steht die Übergabe als eigener Punkt auf der Tagesordnung, mit Datum im Protokoll.

Bei Storage Share erstellt Hetzner die Backups. Die englische Produktseite sagt, dass sie auf einem anderen Host liegen und sich über konsoleH wiederherstellen lassen. Ziehen Sie trotzdem regelmäßig eine eigene Kopie der wichtigsten Dateien. Nach dem Löschen eines Storage Share hält Hetzner die Instanz 30 Tage deaktiviert vor; anschließend werden die Daten und auch die Backups endgültig gelöscht.

Auf einem eigenen Server besteht ein vollständiges Backup laut Nextcloud-Handbuch aus dem Ordner config, dem Ordner data, dem Theme-Ordner, der Datenbank und, falls vorhanden, dem Ordner für eigene Apps. Vor dem Backup schalten Sie bei einer klassischen Installation den Wartungsmodus ein. Führen Sie die Befehle im Installationsverzeichnis von Nextcloud aus:

sudo -E -u www-data php occ maintenance:mode --on
# jetzt config/, data/, themes/, ggf. eigene Apps und die Datenbank sichern
sudo -E -u www-data php occ maintenance:mode --off

Nach dem ersten Befehl bestätigt occ, dass der Wartungsmodus aktiv ist, und Nutzer sehen eine Wartungsseite statt ihrer Dateien. Vergessen Sie den zweiten Befehl nicht, sonst bleibt die Instanz für alle gesperrt. Mit AIO übernimmt das eingebaute Borg-Backup diesen Ablauf. Legen Sie das Backup-Ziel dann auf einen anderen Server, nicht auf denselben VPS. Ein Backup auf derselben Maschine geht mit dieser Maschine verloren.

Testen Sie die Wiederherstellung mindestens einmal im Jahr, am besten gemeinsam mit der Person, die das System später übernehmen soll. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Annahme.

Kann Nextcloud Mitglieder, Beiträge und SEPA verwalten?

Nextcloud selbst ist keine Vereinsverwaltung. Die üblichen Apps decken aber einen großen Teil der Vorstandsarbeit ab. Alle vier unten genannten Apps hatten am 8. November 2026 aktuelle Versionen für Nextcloud 35 im App Store.

• Contacts (Version 8.9.5) ist ein Adressbuch. Der Vorstand kann es teilen und auf Smartphones synchronisieren.
• Calendar (Version 6.6.5) verwaltet gemeinsame Kalender, etwa für Vorstandssitzungen, Hallenzeiten und Vereinstermine.
• Deck (Version 1.19.0) ist eine Aufgabentafel mit Spalten und Karten. Damit planen Sie zum Beispiel das Sommerfest oder die Mitgliederversammlung.
• Forms (Version 5.4.1) erstellt Online-Formulare für Anmeldungen zu Veranstaltungen oder kurze Umfragen unter Mitgliedern.

Ein Adressbuch ist aber keine Mitgliederverwaltung. Es kennt keine Beitragsklassen und erzeugt keine Lastschriftdateien. Für Beiträge und SEPA-Lastschriften gibt es im App Store zwei Erweiterungen von einzelnen Entwicklern.

Club Management (App-ID verein) beschreibt sich als „Members, membership fees and SEPA direct debit for one or several clubs“. Die aktuelle Version ist 1.7.0, unterstützt Nextcloud 33 bis 35 und wurde am 9. November 2026 zuletzt aktualisiert. Laut README verwaltet die App Mitgliederstammdaten, Beitragskategorien mit Beitragslauf und SEPA-Lastschriften im Format pain.008.001.02 mit Mandatsverwaltung. Nicht enthalten sind laut README Buchhaltung, Online-Beitritt und Serienbriefe. Die pauschale Aussage im README, E-Mail-Versand fehle, widerspricht der dort ebenfalls beschriebenen Vorabankündigung und den Mahnschreiben per E-Mail. Die App ist laut README in einem echten Verein im Einsatz. Sie bittet aber darum, die erzeugte SEPA-Datei vor dem ersten echten Einzug mit dem Prüfwerkzeug der eigenen Bank zu kontrollieren. Die Lizenz ist AGPL-3.0.

Vereinsbuchhaltung ist für die Kasse gedacht: „Accounting for nonprofit clubs: bank import, double-entry bookkeeping, members and SEPA direct debit“. Die Version 0.51.0 unterstützt Nextcloud 33 bis 35 und wurde am 7. November 2026 aktualisiert. Laut README bietet sie doppelte Buchführung mit anpassbarem Kontenrahmen und zieht optional Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift ein. Eine vollständige Mitgliederverwaltung bietet sie bewusst nicht. Eine Anbindung über FinTS/HBCI ist geplant, aber noch offen. Der Steuerbericht der App ersetzt laut README keine Steuerberatung.

Beide Apps sind jung, und hinter jeder steht eine einzelne Person. Prüfen Sie vor dem Einsatz, ob Ihr Hoster sie zulässt, und testen Sie sie eine Beitragsperiode lang parallel zum bisherigen Verfahren. Wenn der Verein Beiträge von vielen Mitgliedern einzieht, ist eine etablierte Vereinssoftware die sicherere Wahl. Nextcloud bleibt dann der Ort für Dateien, Kalender und Kontakte des Vorstands.

Wenn Sie nur Dateien zwischen wenigen Rechnern abgleichen wollen, ist Nextcloud vielleicht mehr als nötig. Der Vergleich zwischen Syncthing und Nextcloud hilft bei dieser Entscheidung. Wer Protokolle und Satzungsentwürfe gemeinsam im Browser bearbeiten will, braucht zusätzlich eine Office-Integration. Die Optionen dafür zeigt der Vergleich zwischen ONLYOFFICE und Collabora.

Welche Variante passt zu Ihrem Verein?

• Niemand im Vorstand betreut gern einen Server: Nehmen Sie Hetzner Storage Share oder IONOS Managed Nextcloud. Schließen Sie den AVV ab, bevor Mitgliederdaten hochgeladen werden.
• Zwei Mitglieder haben Linux-Erfahrung und Zeit für Updates: Ein VPS mit Nextcloud AIO und einem Backup-Ziel außerhalb des Servers ist eine gute Wahl.
• Ein einzelnes Mitglied bietet seinen Heimserver an: Nutzen Sie ihn höchstens für Dateien ohne Mitgliederdaten, und planen Sie den Umzug zu einem Hoster von Anfang an mit.
• Der Verein braucht Beitragsverwaltung und SEPA: Planen Sie dafür eine eigene Lösung ein, unabhängig davon, wo Nextcloud läuft.

FAQ

Braucht unser Verein für Nextcloud einen Datenschutzbeauftragten?

§38 Absatz 1 BDSG verlangt einen Datenschutzbeauftragten, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ehrenamtliche zählen dabei mit. Drei Vorstandsmitglieder liegen deutlich darunter. Unabhängig von der Zahl gilt die Pflicht aber, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist oder Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden. Zusätzlich gelten die Benennungspflichten aus Art. 37 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO für bestimmte Kerntätigkeiten mit umfangreicher Überwachung oder umfangreicher Verarbeitung besonders geschützter Daten. Das ist eine Information, keine Rechtsberatung. Verbindlich hilft die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.

Bekommt ein gemeinnütziger Verein Nextcloud Enterprise kostenlos?

Vielleicht. Nextcloud bietet laut seiner Seite zur fairen Nutzung eine kostenlose Lizenz für einige NGOs, kleine Schulen und andere Non-Profit-Organisationen an und entscheidet im Einzelfall. Die Seite nennt weder Vereine noch Gemeinnützigkeit, und es gibt kein Formular, nur die allgemeine Kontaktseite. Nextcloud kann das Programm ohne vorherige Ankündigung ändern oder einstellen. Fragen Sie nach, aber bauen Sie Ihren Plan nicht darauf auf.

Was kostet Nextcloud für einen kleinen Verein im Monat?

Am 2. November 2026 kostete Hetzner Storage Share NX11 mit 1 TB höchstens 5,11 € im Monat inklusive MwSt., ohne Mindestlaufzeit. IONOS Managed Nextcloud kostete 6 € im Monat für 500 GB und 5 Nutzer. Ein eigener VPS ist oft nicht billiger: Der IONOS VPS M+ kostet regulär 12 € im Monat plus 10 € Einrichtung, und die Arbeit für Updates und Backups kommt dazu. Prüfen Sie die Preise vor der Bestellung auf der Seite des Anbieters.

Was passiert mit unserer Nextcloud, wenn der Admin aus dem Verein austritt?

Das hängt davon ab, wie Sie den Zugang angelegt haben. Mit zwei persönlichen Konten in der Gruppe „admin“ entfernen Sie nur das Konto der ausscheidenden Person, und die zweite Person behält den vollen Zugriff. Mit einem einzigen geteilten Admin-Konto müssen Sie das Passwort ändern und hoffen, dass es noch jemand kennt. Legen Sie außerdem das Kundenkonto beim Hoster auf eine Vereinsadresse an. Sonst kann die ausscheidende Person den Vertrag weiter kontrollieren.