Self-hosted Notion-alternatieven vergeleken

Het korte antwoord

Self-hosted alternatieven voor Notion vallen in drie groepen. De juiste keuze hangt er vooral van af welk onderdeel van Notion u daadwerkelijk gebruikt. Als u de Notion-ervaring wilt, met pagina's in pagina's en een databaseweergave, gebruikt u AppFlowy. Als u een snelle teamwiki met uitstekende zoekfunctionaliteit wilt, gebruikt u Outline. Als u vanaf een nieuwe server zo snel mogelijk naar een werkende werkruimte wilt, gebruikt u Docmost.

In deze zoekopdracht komen nog twee tools voortdurend naar voren. Beide zijn een goed antwoord op een andere vraag. BookStack is de juiste keuze als u vooral gestructureerde documentatie nodig hebt. Obsidian is de juiste keuze als de werkruimte precies één lid heeft: u.

Hoe deze zijn vergeleken

Dit is een vergelijking van gedocumenteerde mogelijkheden, gebaseerd op de officiële documentatie van elk project, het gepubliceerde omgevingsvoorbeeld en het openbare compose-bestand. De informatie is gecontroleerd in juli 2026. Het is geen verslag van een jaar productiegebruik van elk project. Als hieronder een limiet wordt genoemd, komt die uit de eigen documentatie of repository van het project. In de handleiding wordt aangegeven welke bron is gebruikt. Dat is belangrijk, omdat de meeste overzichten van dit type stilzwijgend de onderdelen verzinnen die ze niet hebben gecontroleerd.

De vier onderstaande criteria zijn de criteria waar mensen in de praktijk naar vragen, in de volgorde waarin ze dat doen: databases en tabelweergaven, realtime samenwerking, mobiele toegang en de benodigde hostingcapaciteit.

AppFlowy: het dichtst bij Notion, met een licentievoorbehoud

AppFlowy is het enige project hier dat het gegevensmodel van Notion daadwerkelijk overneemt. Pagina's, borden, rasters en kalenderweergaven zijn allemaal beschikbaar. De desktop- en mobiele apps zijn native. Dankzij het local-first-ontwerp blijft de app werken wanneer de server niet beschikbaar is.

Self-hosting vereist een git clone en een compose-bestand:

git clone https://github.com/AppFlowy-IO/AppFlowy-Cloud
cd AppFlowy-Cloud
cp deploy.env .env
docker compose up -d

Bewerk .env voordat u die laatste opdracht uitvoert. FQDN en SCHEME stellen het openbare adres in. GOTRUE_ADMIN_EMAIL en GOTRUE_ADMIN_PASSWORD stellen het eerste beheerdersaccount in. Als u GOTRUE_ADMIN_PASSWORD=password laat staan, stelt u een openbare server beschikbaar met een eenvoudig te raden beheerdersaanmelding.

Hier zit het voorbehoud, en dit is het belangrijkste feit in dit artikel. AppFlowy Cloud is overgestapt op een open-coremodel. In het AppFlowy Cloud README staat dat de zelf gehoste Free-laag "One user seat (per instance)" biedt, plus maximaal drie gasteditors op pagina's die u deelt. De versie die de meeste mensen bedoelen wanneer ze "zelf gehoste Notion" zeggen, is in de gratis laag dus een persoonlijke werkruimte met een beperkt aantal gasten. Betaalde zelf gehoste lagen heffen die beperking op. Controleer de actuele lagen voordat u een implementatie voor tien personen plant.

Outline: de beste keuze als u al single sign-on gebruikt

Outline biedt de beste schrijf- en leeservaring van deze groep. De zoekfunctie is snel en vindt daadwerkelijk resultaten. De editor is overzichtelijk. De structuur bestaat uit collecties en geneste documenten, niet uit een database-engine. Teams die veel schrijven, blijven meestal bij Outline.

Outline vereist PostgreSQL en Redis. De applicatie luistert op poort 3000. Er zijn 2 secrets vereist. Het voorbeeldbestand voor de omgeving laat precies zien hoe u deze maakt:

openssl rand -hex 32   # SECRET_KEY
openssl rand -hex 32   # UTILS_SECRET

Stel vervolgens URL in op uw openbare HTTPS-adres, DATABASE_URL en REDIS_URL. Authenticatie is het enige onderdeel dat gebruikers vaak verrast. Outline heeft geen ingebouwde login met gebruikersnaam en wachtwoord. In het eigen .env.sample staat over de aanmeldgegevens voor externe providers: "at least ONE OF these is required for a working installation or you'll have no sign-in options". De ondersteunde opties zijn Google, Microsoft Entra, Slack, Discord en een algemene OpenID Connect (OIDC)-provider.

Dit brengt wel extra beheerkosten met zich mee. Als u nog geen identity provider gebruikt, betekent het zelf hosten van Outline dat u eerst nog een service moet hosten voordat Outline überhaupt bruikbaar is. Als u al een identity provider gebruikt, is dit juist een voordeel. In dat geval is Outline waarschijnlijk de juiste keuze.

Docmost: het snelst op te zetten

Docmost is de nieuwste van de drie en vereist het minste werk om te starten. Het biedt realtime samenwerken aan documenten, paginabomen, spaces, opmerkingen en ingebouwde accounts met e-mail en wachtwoord. U hoeft dus niet eerst een identity provider in te richten.

De officiële installatiepagina geeft vier opdrachten:

mkdir docmost
cd docmost
curl -O https://raw.githubusercontent.com/docmost/docmost/main/docker-compose.yml
openssl rand -hex 32

Plaats die hexadecimale tekenreeks in APP_SECRET in het compose-bestand. Stel APP_URL in op het adres dat u daadwerkelijk gaat gebruiken. Vervang STRONG_DB_PASSWORD op beide plaatsen waar deze voorkomt. Start het geheel daarna:

docker compose up -d
docker compose ps

Elke service moet running lezen. Open het adres in een browser. U krijgt dan de Docmost-instellingenpagina te zien. Daar maakt u de eerste workspace en de eerste admin-gebruiker aan. De stack bestaat uit Docmost, PostgreSQL en Redis. In de documentatie wordt 2 vCPU en 4 GB RAM als minimum vermeld.

Een waarschuwing uit de documentatie verdient herhaling: de editor gebruikt WebSockets. Als een reverse proxy de headers voor de WebSocket-upgrade niet doorgeeft, wordt de pagina wel geladen, maar verschijnen bewerkingen vanuit een tweede browser nooit. Geen van beide gebruikers ziet daarbij een foutmelding. Als u TLS ervoor beëindigt, verwerkt een Traefik reverse proxy die meerdere apps op één server afhandelt de upgrade standaard correct.

BookStack: wanneer u documentatie en geen werkruimte wilt

BookStack ordent inhoud als planken, boeken, hoofdstukken en pagina's. Die vaste hiërarchie is precies het doel. Niemand hoeft een structuur te bedenken en een jaar later blijft de wiki navigeerbaar. Het biedt uitgebreide machtigingen, een goede editor en is op de saaie manier waarop infrastructuurdocumentatie saai hoort te zijn.

Wat BookStack niet biedt, is een databaseweergave of bewerken in blokken. Daarom is het geen vervanging voor Notion zoals de eerste drie dat wel zijn. BookStack vereist PHP 8.2 of nieuwer en MySQL 8.0 of MariaDB 10.6 of nieuwer. Het project publiceert geen eigen Docker-image, maar verwijst naar images uit de community. De meest gebruikte is die van LinuxServer.io:

docker pull lscr.io/linuxserver/bookstack:latest

Omdat de image door de community wordt onderhouden, kunt u beter een versie vastzetten dan latest volgen. Raadpleeg ook de eigen documentatie van die image voor de vereiste variabelen.

Obsidian: geen servertoepassing, en dat is juist het punt

Obsidian slaat gewone Markdown-bestanden op in een map op uw computer. Er is geen server, dus u hoeft niets zelf te hosten en er kan niets om 03:00 uur uitvallen. Voor één persoon die notities schrijft, is Obsidian sneller dan alle bovenstaande opties. Ook biedt het de zekerheid dat uw bestanden langer meegaan dan de software.

Sync is het onderdeel dat u host. U kunt kiezen voor een betaalde sync-service van de leverancier, een CouchDB-instantie waarop de community-plug-in LiveSync draait, of eenvoudige bestandssynchronisatie zoals Syncthing of een WebDAV-share. Bewerken door meerdere personen in realtime wordt niet ondersteund. Als twee personen dezelfde pagina tegelijkertijd nodig hebben, is Obsidian niet het juiste hulpmiddel.

Databases en tabellen: waar de meeste alternatieven stoppen

Dit is de factor die de zoekopdracht bepaalt. Wie Notion mist, mist meestal de database: een tabel met getypeerde velden, meerdere weergaven van dezelfde rijen en filters.

AppFlowy biedt dit, met raster-, bord- en kalenderweergaven. Outline, Docmost en BookStack bieden dit niet. Deze producten hebben documenten met eenvoudige tabellen, maar dat is niet hetzelfde. De rijen kunnen niet worden opgevraagd en er is geen tweede weergave van deze rijen. Als een Notion-database uw werk bevat, is AppFlowy in deze groep uw enige volwaardige optie. Test daarom eerst of de limiet van het gratis abonnement voor het aantal gebruikers past bij de omvang van uw team.

Hostingbelasting: wat elke stack daadwerkelijk uitvoert

Docmost en Outline voeren beide drie containers uit: de app, PostgreSQL en Redis. Beide draaien probleemloos op een kleine VPS. BookStack voert de app en een MySQL- of MariaDB-database uit en is daarmee de lichtste van de vier.

AppFlowy Cloud is veruit het zwaarst. Het gepubliceerde compose-bestand start nginx, MinIO voor objectopslag, PostgreSQL met de pgvector-extensie, Redis, GoTrue voor authenticatie, de AppFlowy Cloud-service zelf, een beheerfrontend, een worker, een zoekservice, een AI-service en de webapp. Dat betekent een echte database, een objectopslag en ongeveer tien containers. Houd hier bij het toewijzen van geheugen rekening mee en lees hoe Docker Compose-services, volumes en netwerken samenhangen voordat u dat bestand gaat bewerken.

Welke moet u kiezen

Eén persoon die notities en concepten bijhoudt en geen server wil: Obsidian, met uw eigen synchronisatie.

Eén persoon of een zeer kleine groep die databases in de stijl van Notion wil: AppFlowy, nadat u eerst de limiet voor het aantal seats van de gratis versie hebt gecontroleerd.

Een team dat veel schrijft en Google Workspace, Entra of een OIDC-provider al gebruikt: Outline.

Een team dat vanmiddag een gedeelde werkruimte nodig heeft zonder identity provider: Docmost.

Infrastructuur- of productdocumentatie die door veel mensen wordt gelezen en door weinig mensen wordt bewerkt: BookStack.

Wat er na de installatie misgaat

Drie problemen zijn verantwoordelijk voor de meeste supportthreads over deze projecten. In alle drie de gevallen gaat het om configuratie en niet om bugs.

Het eerste probleem is de app-URL. Docmost APP_URL en Outline URL moeten het adres gebruiken dat de browser werkelijk gebruikt, inclusief https://. Stel dit in op localhost en plaats de app achter een domein. Anders sturen loginomleidingen gebruikers naar een machine die niet van hen is.

Het tweede probleem is WebSockets, zoals hierboven beschreven. Gezamenlijk bewerken werkt dan ongemerkt niet meer, terwijl de app gezond lijkt.

Het derde probleem is back-ups. Al deze apps slaan hun inhoud op in PostgreSQL of MySQL, en niet in de bestanden die u kunt zien. Daarom is het kopiëren van de volumemap van een draaiende database geen back-up waarop u kunt vertrouwen. Maak volgens een schema een database-dump en sla die dump buiten de server op, op dezelfde manier waarop geplande versleutelde back-ups met restic omgaan met de status van elke andere stateful service. Als u bepaalt welke andere services u ernaast wilt uitvoeren, is de bredere lijst met apps die dit jaar het hosten waard zijn een nuttige controle voor hoeveel één server moet kunnen dragen.

FAQ

Welke zelfgehoste Notion-alternatief komt het dichtst bij Notion zelf?

AppFlowy. Dit is het enige project in deze lijst met een echt databaseconcept: velden met een vast type en weergaven als raster, bord en agenda voor dezelfde rijen. Outline, Docmost en BookStack zijn documenttools met paginahierarchieën. Ze zijn uitstekend voor documenten, maar vervangen een Notion-database niet.

Kan ik Notion zelf zelf hosten?

Nee. Notion is een commercieel gehost product zonder zelfgehoste editie en zonder gepubliceerde servercomponent. Elke optie in deze handleiding is een afzonderlijk opensourceproject dat een deel van de functies van Notion biedt. Migratie bestaat uit exporteren en importeren; het is geen verplaatsing van dezelfde software.

Hebben deze tools mobiele apps?

AppFlowy levert native apps voor iOS en Android. Deze maken verbinding met uw eigen server nadat u ze naar uw instance hebt verwezen. U gebruikt Outline en Docmost via een mobiele browser. Beide zijn op die manier geschikt voor lezen en beperkte bewerking. Obsidian heeft volledige mobiele apps, maar u moet zelf de synchronisatie regelen. BookStack is een responsieve webapplicatie zonder mobiele app van de maker.

Hoeveel RAM heb ik nodig op een VPS?

Docmost documenteert een minimum van 2 vCPU en 4 GB RAM. Voor een klein team zitten Outline en BookStack in een vergelijkbaar bereik. AppFlowy Cloud is de uitzondering. Het compose-bestand start namelijk met ongeveer tien services, waaronder PostgreSQL met pgvector en MinIO voor objectopslag. Plan daar daarom aanzienlijk meer geheugen en schijfruimte voor.

Is Outline bruikbaar zonder aanmelding met Google of Microsoft?

Ja, maar niet zonder een identity provider. Outline ondersteunt naast de genoemde providers ook een generieke OpenID Connect-provider. Een zelfgehoste OIDC-server werkt dus. Wat Outline niet ondersteunt, is een gewone lokale gebruikersnaam met wachtwoord. In het eigen omgevingsvoorbeeld staat bovendien dat ten minste één externe provider moet worden geconfigureerd. Anders heeft de installatie geen aanmeldopties.