Self-hosted-Alternativen zu Notion im Vergleich

Die kurze Antwort

Self-hosted-Alternativen zu Notion lassen sich in drei Gruppen einteilen. Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, welchen Teil von Notion Sie tatsächlich nutzen. Wenn Sie das Notion-Gefühl mit Seiten innerhalb von Seiten und einer Datenbankansicht möchten, verwenden Sie AppFlowy. Wenn Sie ein schnelles Team-Wiki mit hervorragender Suche benötigen, verwenden Sie Outline. Wenn Sie möglichst schnell von einem frisch eingerichteten Server zu einem funktionierenden Workspace gelangen möchten, verwenden Sie Docmost.

Zwei weitere Tools werden bei dieser Suche regelmäßig genannt. Beide sind sinnvolle Antworten auf eine andere Frage. BookStack ist die richtige Wahl, wenn Sie eigentlich strukturierte Dokumentation benötigen. Obsidian ist die richtige Wahl, wenn der Workspace genau ein Mitglied hat: Sie.

So wurden die Projekte verglichen

Dies ist ein Vergleich der dokumentierten Funktionen. Grundlage waren die offizielle Dokumentation, das veröffentlichte Beispiel für Umgebungsvariablen und die öffentliche Compose-Datei jedes Projekts. Die Prüfung erfolgte im Juli 2026. Der Vergleich ist kein Bericht über ein Jahr produktiven Betrieb mit jedem Projekt. Wenn unten ein Limit genannt wird, stammt es aus der Dokumentation oder dem Repository des jeweiligen Projekts. Der Leitfaden nennt jeweils die Quelle. Das ist wichtig, weil viele Übersichten dieser Art die nicht geprüften Details stillschweigend erfinden.

Die folgenden vier Kriterien entsprechen den Fragen, die tatsächlich gestellt werden, und sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie gestellt werden: Datenbanken und Tabellenansichten, Zusammenarbeit in Echtzeit, mobiler Zugriff und Ressourcenbedarf beim Hosting.

AppFlowy: Notion am ähnlichsten, aber mit Lizenzbeschränkung

AppFlowy ist hier das einzige Projekt, das das Datenmodell von Notion ernsthaft nachbildet. Seiten, Boards, Tabellen und Kalenderansichten sind vorhanden. Die Desktop- und mobilen Apps sind nativ. Durch das Local-First-Design funktioniert die Anwendung auch weiter, wenn der Server nicht verfügbar ist.

Self-Hosting besteht aus einem Git-Clone und einer Compose-Datei:

git clone https://github.com/AppFlowy-IO/AppFlowy-Cloud
cd AppFlowy-Cloud
cp deploy.env .env
docker compose up -d

Bearbeiten Sie .env vor dem letzten Befehl. FQDN und SCHEME legen die öffentliche Adresse fest. GOTRUE_ADMIN_EMAIL und GOTRUE_ADMIN_PASSWORD legen das erste Administratorkonto fest. Wenn GOTRUE_ADMIN_PASSWORD=password unverändert bleibt, wird ein öffentlich erreichbarer Server mit einem erratbaren Admin-Login bereitgestellt.

Hier liegt der entscheidende Punkt. AppFlowy Cloud ist zu einem Open-Core-Modell gewechselt. In der README von AppFlowy Cloud steht, dass die selbst gehostete kostenlose Stufe „One user seat (per instance)“ sowie bis zu drei Gastbearbeiter auf freigegebenen Seiten bietet. Die Version, die mit „self-hosted Notion“ meist gemeint ist, ist in der kostenlosen Stufe daher ein persönlicher Arbeitsbereich mit einer begrenzten Zahl an Gästen. Kostenpflichtige selbst gehostete Stufen heben diese Einschränkung auf. Prüfen Sie die aktuellen Stufen, bevor Sie eine Bereitstellung für zehn Personen planen.

Überblick: die beste Suche, wenn Sie bereits Single Sign-on verwenden

Outline bietet in dieser Gruppe die beste reine Schreib- und Leseerfahrung. Die Suche ist schnell und findet tatsächlich Inhalte. Der Editor ist übersichtlich. Die Struktur besteht aus Sammlungen und verschachtelten Dokumenten statt aus einer Datenbank-Engine. Teams, die viele Inhalte schreiben, bleiben meist bei Outline.

Outline benötigt PostgreSQL und Redis. Die Anwendung lauscht auf Port 3000. Zwei Secrets sind erforderlich. Die Beispieldatei für die Umgebung zeigt genau, wie Sie diese erzeugen:

openssl rand -hex 32   # SECRET_KEY
openssl rand -hex 32   # UTILS_SECRET

Setzen Sie anschließend URL auf Ihre öffentliche HTTPS-Adresse sowie DATABASE_URL und REDIS_URL. Die Authentifizierung ist der Punkt, der viele überrascht. Outline bietet keine integrierte Anmeldung mit Benutzername und Passwort. In der eigenen .env.sample steht zu den Anmeldedaten für die Anmeldung über Drittanbieter: „Mindestens EINE dieser Optionen ist für eine funktionierende Installation erforderlich, andernfalls stehen Ihnen keine Anmeldeoptionen zur Verfügung.“ Unterstützt werden Google, Microsoft Entra, Slack, Discord und ein generischer OpenID-Connect-(OIDC)-Provider.

Das verursacht zusätzlichen Aufwand. Wenn Sie noch keinen Identity Provider betreiben, müssen Sie für das Self-Hosting von Outline zunächst einen weiteren Dienst betreiben, bevor Outline überhaupt verwendet werden kann. Wenn Sie bereits einen betreiben, ist das ein Vorteil. Dann ist Outline wahrscheinlich die richtige Wahl für Sie.

Docmost: am schnellsten eingerichtet

Docmost ist die jüngste der drei Anwendungen und verursacht beim Einrichten den geringsten Aufwand. Die Anwendung bietet kollaborative Bearbeitung in Echtzeit, Seitenbäume, Bereiche, Kommentare sowie integrierte Konten mit E-Mail-Adresse und Passwort. Daher muss zunächst kein Identity Provider eingerichtet werden.

Die offizielle Installationsseite enthält vier Befehle:

mkdir docmost
cd docmost
curl -O https://raw.githubusercontent.com/docmost/docmost/main/docker-compose.yml
openssl rand -hex 32

Tragen Sie diese Hexadezimalzeichenfolge in APP_SECRET in der Compose-Datei ein. Setzen Sie APP_URL auf die Adresse, die Sie tatsächlich verwenden werden. Ersetzen Sie STRONG_DB_PASSWORD an beiden Stellen, an denen der Wert vorkommt. Starten Sie anschließend die Anwendung:

docker compose up -d
docker compose ps

Jeder Dienst sollte running lesen. Öffnen Sie die Adresse in einem Browser. Daraufhin sollte die Docmost-Einrichtungsseite angezeigt werden. Dort erstellen Sie den ersten Arbeitsbereich und das erste Administratorkonto. Der Stack besteht aus Docmost, PostgreSQL und Redis. Laut Dokumentation sind mindestens 2 vCPU und 4 GB RAM erforderlich.

Ein Hinweis aus der Dokumentation sollte wiederholt werden: Der Editor verwendet WebSockets. Wenn ein Reverse Proxy die Upgrade-Header für WebSockets nicht weiterleitet, wird die Seite geladen. Änderungen aus einem zweiten Browser werden anschließend jedoch nicht angezeigt. Keiner der beiden Benutzer erhält dabei eine Fehlermeldung. Wenn Sie TLS davor terminieren, verarbeitet ein Traefik-Reverse-Proxy für mehrere Anwendungen auf einem Server das Upgrade standardmäßig korrekt.

BookStack: wenn Sie Dokumentation statt eines Arbeitsbereichs benötigen

BookStack organisiert Inhalte als Regale, Bücher, Kapitel und Seiten. Diese feste Hierarchie ist der eigentliche Zweck. Niemand muss eine Struktur erfinden, und auch ein Jahr später bleibt das Wiki navigierbar. BookStack bietet leistungsfähige Berechtigungen, einen guten Editor und ist auf die Weise unspektakulär, auf die Infrastrukturdokumentation unspektakulär sein sollte.

Was BookStack nicht bietet, ist eine Datenbankansicht oder eine blockbasierte Bearbeitung. Daher ist es kein Ersatz für Notion, wie es die ersten drei Lösungen sind. BookStack erfordert PHP 8.2 oder neuer sowie MySQL 8.0 oder MariaDB 10.6 oder neuer. Das Projekt veröffentlicht kein eigenes Docker-Image und verweist stattdessen auf Images aus der Community. Am häufigsten wird das Image von LinuxServer.io verwendet:

docker pull lscr.io/linuxserver/bookstack:latest

Da das Image von der Community gepflegt wird, sollten Sie eine Version festlegen, statt latest zu verfolgen. Lesen Sie außerdem die Dokumentation dieses Images zu den erforderlichen Variablen.

Obsidian: keine Serveranwendung – genau das ist der Vorteil

Obsidian speichert einfache Markdown-Dateien in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server. Daher müssen Sie nichts selbst hosten, und um 3 Uhr morgens kann nichts ausfallen. Für eine einzelne Person, die Notizen schreibt, ist Obsidian schneller als alle oben genannten Optionen. Außerdem ist am ehesten gewährleistet, dass Ihre Dateien die Software überdauern.

Den Abgleich hosten Sie selbst. Möglich sind der kostenpflichtige Sync-Dienst des Herstellers, eine CouchDB-Instanz für das Community-Plugin LiveSync oder ein einfacher Dateiabgleich mit Syncthing beziehungsweise einer WebDAV-Freigabe. Echtzeitbearbeitung durch mehrere Personen wird nicht unterstützt. Wenn zwei Personen dieselbe Seite gleichzeitig benötigen, ist Obsidian das falsche Werkzeug.

Datenbanken und Tabellen: Wo die meisten Alternativen aufhören

Das ist das entscheidende Kriterium für die Auswahl. Wer Notion vermisst, vermisst meistens die Datenbank: eine Tabelle mit typisierten Feldern, mehreren Ansichten über dieselben Zeilen und Filtern.

AppFlowy bietet diese Funktionen mit Grid-, Board- und Kalenderansichten. Outline, Docmost und BookStack bieten sie nicht. Dort gibt es Dokumente, die einfache Tabellen enthalten können. Das ist nicht dasselbe, weil sich die Zeilen nicht abfragen lassen und es keine zweite Ansicht dafür gibt. Wenn eine Notion-Datenbank Ihre Arbeit enthält, ist AppFlowy in dieser Gruppe die einzige echte Option. Prüfen Sie vor der Festlegung, ob die Sitzplatzbegrenzung des kostenlosen Tarifs für Ihre Teamgröße ausreicht.

Hosting-Ressourcen: Was jeder Stack tatsächlich ausführt

Docmost und Outline führen jeweils drei Container aus: die Anwendung, PostgreSQL und Redis. Beide laufen problemlos auf einem kleinen VPS. BookStack führt die Anwendung und eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank aus und ist damit der ressourcenschonendste der vier Stacks.

AppFlowy Cloud ist mit Abstand der ressourcenintensivste Stack. Die veröffentlichte Compose-Datei startet nginx, MinIO für die Objektspeicherung, PostgreSQL mit der Erweiterung pgvector, Redis, GoTrue für die Authentifizierung, den AppFlowy-Cloud-Dienst selbst, ein Admin-Frontend, einen Worker, einen Suchdienst, einen KI-Dienst und die Webanwendung. Das sind eine echte Datenbank, ein Objektspeicher und ungefähr zehn Container. Planen Sie entsprechend Arbeitsspeicher ein. Lesen Sie außerdem wie Docker-Compose-Dienste, Volumes und Netzwerke zusammenwirken, bevor Sie diese Datei bearbeiten.

Welche Lösung sollten Sie wählen

Eine Person, die Notizen und Entwürfe verwalten möchte und keinen Server betreiben will: Obsidian mit eigener Synchronisierung.

Eine Person oder eine sehr kleine Gruppe, die Datenbanken im Notion-Stil benötigt: AppFlowy. Prüfen Sie vorher das Sitzplatzlimit des kostenlosen Tarifs.

Ein Team, das viele Texte verfasst und bereits Google Workspace, Entra oder einen OIDC-Provider verwendet: Outline.

Ein Team, das noch heute ohne Identity-Provider einen gemeinsamen Arbeitsbereich benötigt: Docmost.

Infrastruktur- oder Produktdokumentation, die viele Personen lesen und wenige bearbeiten: BookStack.

Was nach der Installation ausfällt

Drei Fehler machen den Großteil der Supportanfragen zu diesen Projekten aus. Bei allen drei handelt es sich um Konfigurationsfehler und nicht um Bugs.

Der erste Fehler betrifft die App-URL. Docmost APP_URL und Outline URL müssen die Adresse verwenden, die der Browser tatsächlich aufruft, einschließlich https://. Setzen Sie sie auf localhost und betreiben Sie die App hinter einer Domain. Andernfalls leiten die Login-Weiterleitungen Benutzer zu einem Rechner weiter, der nicht ihnen gehört.

Der zweite Fehler betrifft WebSockets, die weiter oben beschrieben wurden. Die kollaborative Bearbeitung funktioniert dann unbemerkt nicht mehr, obwohl die App einen gesunden Zustand anzeigt.

Der dritte Fehler betrifft Backups. Diese Anwendungen speichern ihre Inhalte in PostgreSQL oder MySQL und nicht in den sichtbaren Dateien. Das Kopieren des Volume-Verzeichnisses einer laufenden Datenbank ist daher kein Backup, dem Sie vertrauen können. Erstellen Sie regelmäßig einen Dump der Datenbank und speichern Sie den Dump außerhalb des Servers. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei verschlüsselten, geplanten Backups mit restic für jeden anderen zustandsbehafteten Dienst. Wenn Sie entscheiden, welche weiteren Anwendungen Sie daneben betreiben möchten, ist die umfassendere Liste der Anwendungen, die sich in diesem Jahr für Self-Hosting eignen eine nützliche Orientierung dafür, wie viel ein einzelner Server übernehmen sollte.

FAQ

Welche selbst gehostete Notion-Alternative kommt Notion selbst am nächsten?

AppFlowy. Nur dieses Projekt bietet ein echtes Datenbankkonzept mit typisierten Feldern sowie Raster-, Board- und Kalenderansichten über dieselben Zeilen. Outline, Docmost und BookStack sind Dokumentenwerkzeuge mit Seitenhierarchien. Sie eignen sich hervorragend für Dokumente, ersetzen aber keine Notion-Datenbank.

Kann ich Notion selbst selbst hosten?

Nein. Notion ist ein kommerzielles, gehostetes Produkt ohne selbst gehostete Edition und ohne veröffentlichten Serverbestandteil. Jede Option in diesem Leitfaden ist ein separates Open-Source-Projekt, das einen Teil des Funktionsumfangs von Notion abdeckt. Die Migration besteht aus Export und Import. Dabei wird nicht dieselbe Software übernommen.

Bieten diese Werkzeuge mobile Apps?

AppFlowy veröffentlicht native iOS- und Android-Apps. Sie verbinden sich mit Ihrem eigenen Server, sobald Sie sie auf Ihre Instanz verweisen. Outline und Docmost verwenden Sie über einen mobilen Browser. Beide eignen sich auf diesem Weg zum Lesen und für kleinere Bearbeitungen. Obsidian bietet vollständige mobile Apps. Die Synchronisierung müssen Sie jedoch selbst bereitstellen. BookStack ist eine responsive Webanwendung ohne eigene mobile App.

Wie viel RAM benötige ich auf einem VPS?

Docmost nennt 2 vCPU und 4 GB RAM als Mindestanforderung. Outline und BookStack liegen für ein kleines Team in einem ähnlichen Bereich. AppFlowy Cloud bildet eine Ausnahme. Die Compose-Datei startet etwa zehn Dienste, darunter PostgreSQL mit pgvector und den Objektspeicher MinIO. Planen Sie daher deutlich mehr Arbeitsspeicher und Speicherplatz ein.

Ist Outline ohne die Anmeldung bei Google oder Microsoft nutzbar?

Ja, aber nicht ohne einen Identity Provider. Outline unterstützt neben den genannten Anbietern auch einen generischen OpenID-Connect-Provider. Daher funktioniert ein selbst gehosteter OIDC-Server. Eine einfache lokale Anmeldung mit Benutzername und Passwort wird jedoch nicht unterstützt. Das eigene Umgebungsbeispiel weist außerdem darauf hin, dass mindestens ein Drittanbieter konfiguriert werden muss. Andernfalls bietet die Installation keine Anmeldemöglichkeit.