Notion-Alternativen im Self-Hosting-Vergleich

Die kurze Antwort

Self-hosted-Alternativen zu Notion lassen sich in drei Gruppen einteilen. Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, welchen Teil von Notion Sie tatsächlich verwenden. Wenn Sie das Notion-Konzept mit Seiten innerhalb von Seiten und einer Datenbankansicht möchten, verwenden Sie AppFlowy. Wenn Sie ein schnelles Team-Wiki mit einer hervorragenden Suche möchten, verwenden Sie Outline. Wenn Sie den kürzesten Weg von einem neuen Server zu einem funktionsfähigen Workspace möchten, verwenden Sie Docmost.

Zwei weitere Tools werden bei dieser Suche häufig genannt. Beide sind sinnvolle Antworten auf eine andere Frage. BookStack ist die richtige Wahl, wenn Sie hauptsächlich strukturierte Dokumentation benötigen. Obsidian ist die richtige Wahl, wenn der Workspace genau ein Mitglied hat: Sie.

Vergleichsmethode

Dies ist ein Vergleich der dokumentierten Funktionen. Als Grundlage dienten die offizielle Dokumentation, das veröffentlichte Umgebungsbeispiel und die öffentliche Compose-Datei jedes Projekts. Die Prüfung erfolgte im Juli 2026. Es handelt sich nicht um einen Bericht über ein Jahr Produktiveinsatz mit jedem Projekt. Wenn unten ein Grenzwert genannt wird, stammt er aus der Dokumentation oder dem Repository des jeweiligen Projekts. Der Leitfaden nennt jeweils die Quelle. Das ist wichtig, weil viele Übersichten dieser Art die nicht geprüften Angaben stillschweigend erfinden.

Die folgenden vier Bereiche entsprechen den Fragen, die tatsächlich gestellt werden, und sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie gestellt werden: Datenbanken und Tabellenansichten, Zusammenarbeit in Echtzeit, mobiler Zugriff und Ressourcenbedarf beim Hosting.

AppFlowy: Notion am ähnlichsten, mit einem Lizenzvorbehalt

AppFlowy ist hier das einzige Projekt, das das Datenmodell von Notion ernsthaft nachbildet. Seiten, Boards, Grids und Kalenderansichten sind vorhanden. Die Desktop- und mobilen Apps sind nativ. Dank des Local-First-Designs funktioniert die App weiter, wenn der Server nicht verfügbar ist.

Das Self-Hosting beschränkt sich auf einen git clone und eine Compose-Datei:

git clone https://github.com/AppFlowy-IO/AppFlowy-Cloud
cd AppFlowy-Cloud
cp deploy.env .env
docker compose up -d

Bearbeiten Sie .env vor dem letzten Befehl. FQDN und SCHEME legen die öffentliche Adresse fest. GOTRUE_ADMIN_EMAIL und GOTRUE_ADMIN_PASSWORD legen das erste Administratorkonto fest. Wenn GOTRUE_ADMIN_PASSWORD=password unverändert bleibt, wird ein öffentlicher Server mit einem leicht erratbaren Administratorkonto bereitgestellt.

Hier liegt der entscheidende Vorbehalt. Das ist die wichtigste Information in diesem Beitrag. AppFlowy Cloud verwendet inzwischen ein Open-Core-Modell. In der README von AppFlowy Cloud steht, dass der selbst gehostete Free-Tarif „One user seat (per instance)“ sowie bis zu drei Gastbearbeiter auf freigegebenen Seiten bietet. Die Version, die die meisten mit „selbst gehostetem Notion“ meinen, ist im kostenlosen Tarif daher ein persönlicher Arbeitsbereich mit einer begrenzten Anzahl von Gästen. Bezahlte selbst gehostete Tarife heben diese Einschränkung auf. Prüfen Sie die aktuellen Tarife, bevor Sie damit eine Bereitstellung für zehn Personen planen.

Outline: die beste Suche, wenn Sie bereits Single Sign-on verwenden

Outline bietet die beste reine Schreib- und Leseerfahrung in dieser Gruppe. Die Suche ist schnell und findet tatsächlich Inhalte. Der Editor ist übersichtlich. Die Struktur besteht aus Sammlungen und verschachtelten Dokumenten statt aus einer Datenbank-Engine. Teams, die viel schreiben, bleiben meist bei Outline.

Outline benötigt PostgreSQL und Redis. Die Anwendung lauscht auf Port 3000. Zwei Secrets sind erforderlich. Die Beispieldatei für die Umgebung zeigt genau, wie Sie sie erstellen:

openssl rand -hex 32   # SECRET_KEY
openssl rand -hex 32   # UTILS_SECRET

Setzen Sie anschließend URL auf Ihre öffentliche HTTPS-Adresse sowie DATABASE_URL und REDIS_URL. Die Authentifizierung ist der Punkt, der viele überrascht. Outline verfügt über keine integrierte Anmeldung mit Benutzername und Passwort. In der eigenen .env.sample steht zu den Anmeldedaten für Drittanbieter: "at least ONE OF these is required for a working installation or you'll have no sign-in options". Unterstützt werden Google, Microsoft Entra, Slack, Discord und ein generischer OpenID-Connect-(OIDC)-Provider.

Das verursacht einen tatsächlichen zusätzlichen Aufwand. Wenn Sie noch keinen Identity Provider betreiben, müssen Sie für das Self-Hosting von Outline zunächst einen weiteren Dienst betreiben, bevor Outline überhaupt verwendet werden kann. Wenn Sie bereits einen betreiben, ist dies ein Vorteil. Dann ist Outline wahrscheinlich die richtige Wahl für Sie.

Docmost: am schnellsten eingerichtet

Docmost ist das neueste der drei Systeme und mit dem geringsten Einrichtungsaufwand verbunden. Es bietet kollaborative Bearbeitung in Echtzeit, Seitenbäume, Bereiche, Kommentare sowie integrierte Konten mit E-Mail-Adresse und Passwort. Sie müssen daher nicht zuerst einen Identity Provider einrichten.

Die offizielle Installationsseite enthält vier Befehle:

mkdir docmost
cd docmost
curl -O https://raw.githubusercontent.com/docmost/docmost/main/docker-compose.yml
openssl rand -hex 32

Tragen Sie diese Hex-Zeichenfolge in APP_SECRET in der Compose-Datei ein. Setzen Sie APP_URL auf die Adresse, die Sie tatsächlich verwenden werden. Ersetzen Sie STRONG_DB_PASSWORD an beiden Stellen, an denen es vorkommt. Starten Sie den Stack anschließend:

docker compose up -d
docker compose ps

Jeder Dienst sollte running lesen. Öffnen Sie die Adresse in einem Browser. Daraufhin sollte die Docmost-Einrichtungsseite erscheinen. Dort erstellen Sie den ersten Arbeitsbereich und den ersten Administratorkonto. Der Stack besteht aus Docmost, PostgreSQL und Redis. Die Dokumentation nennt 2 vCPU und 4 GB RAM als Mindestanforderungen.

Ein Hinweis aus der Dokumentation ist besonders wichtig: Der Editor verwendet WebSockets. Wenn ein Reverse Proxy die Header für das WebSocket-Upgrade nicht weiterleitet, wird die Seite geladen. Änderungen aus einem zweiten Browser werden danach jedoch nicht angezeigt. Keiner der beiden Benutzer erhält eine Fehlermeldung. Wenn Sie TLS davor beenden, verarbeitet ein Traefik-Reverse-Proxy, der mehrere Apps auf einem Host verwaltet, das Upgrade standardmäßig korrekt.

BookStack: wenn Sie Dokumentation statt eines Arbeitsbereichs benötigen

BookStack organisiert Inhalte als Regale, Bücher, Kapitel und Seiten. Diese feste Hierarchie ist der zentrale Zweck. Niemand muss eine Struktur selbst festlegen, und das Wiki bleibt auch ein Jahr später navigierbar. Es bietet leistungsfähige Berechtigungen und einen guten Editor. Bei Infrastrukturdokumentation ist es auf die richtige Weise unspektakulär.

Eine Datenbankansicht und blockbasierte Bearbeitung fehlen jedoch. Daher ist BookStack kein Notion-Ersatz wie die ersten drei Lösungen. BookStack erfordert PHP 8.2 oder neuer sowie MySQL 8.0 oder MariaDB 10.6 oder neuer. Das Projekt veröffentlicht kein eigenes Docker-Image und verweist stattdessen auf Images der Community. Am häufigsten wird das Image von LinuxServer.io verwendet:

docker pull lscr.io/linuxserver/bookstack:latest

Da das Image von der Community gepflegt wird, sollten Sie eine Version festlegen, statt latest zu verfolgen. Lesen Sie außerdem die Dokumentation dieses Images zu den erforderlichen Variablen.

Obsidian: keine Serveranwendung, und genau das ist der Punkt

Obsidian speichert einfache Markdown-Dateien in einem Ordner auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server. Daher müssen Sie nichts selbst hosten, und nachts um 3am kann nichts ausfallen. Für eine Person, die Notizen schreibt, ist Obsidian bei der Geschwindigkeit und bei der Gewissheit, dass Ihre Dateien die Software überdauern, jeder oben genannten Option überlegen.

Die Synchronisierung ist der Teil, den Sie hosten. Möglich sind ein kostenpflichtiger Synchronisierungsdienst des Herstellers, eine CouchDB-Instanz für das Community-Plugin LiveSync oder die einfache Dateisynchronisierung mit Syncthing oder einer WebDAV-Freigabe. Die Bearbeitung durch mehrere Personen in Echtzeit wird nicht unterstützt. Wenn zwei Personen dieselbe Seite gleichzeitig benötigen, ist Obsidian das falsche Werkzeug.

Datenbanken und Tabellen: Wo die meisten Alternativen aufhören

Das ist das entscheidende Kriterium für die Suche. Wer Notion vermisst, vermisst meistens die Datenbank: eine Tabelle mit typisierten Feldern, mehreren Ansichten über dieselben Zeilen und Filtern.

AppFlowy bietet dies mit Raster-, Board- und Kalenderansichten. Outline, Docmost und BookStack bieten dies nicht. Diese Systeme haben Dokumente, die einfache Tabellen enthalten können. Das ist nicht dasselbe, weil die Zeilen nicht abfragbar sind und keine zweite Ansicht darauf existiert. Wenn eine Notion-Datenbank Ihre Arbeit enthält, ist AppFlowy in dieser Gruppe Ihre einzige echte Option. Prüfen Sie vor der Festlegung, ob das Benutzerlimit des kostenlosen Tarifs für Ihre Teamgröße ausreicht.

Hosting-Bedarf: Welche Komponenten tatsächlich ausgeführt werden

Docmost und Outline führen jeweils drei Container aus: die Anwendung, PostgreSQL und Redis. Beide laufen problemlos auf einem kleinen VPS. BookStack führt die Anwendung sowie eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank aus und ist damit die ressourcenschonendste der vier Lösungen.

AppFlowy Cloud ist mit Abstand am ressourcenintensivsten. Die bereitgestellte Compose-Datei startet nginx, MinIO für Objektspeicher, PostgreSQL mit der Erweiterung pgvector, Redis, GoTrue für die Authentifizierung, den AppFlowy-Cloud-Dienst selbst, ein Admin-Frontend, einen Worker, einen Suchdienst, einen KI-Dienst und die Webanwendung. Das sind eine echte Datenbank, ein Objektspeicher und ungefähr zehn Container. Planen Sie den Arbeitsspeicher entsprechend ein. Lesen Sie außerdem wie Docker-Compose-Dienste, Volumes und Netzwerke zusammenarbeiten, bevor Sie diese Datei bearbeiten.

Welche Option sollten Sie wählen?

Eine Person, Notizen und Entwürfe, kein Server gewünscht: Obsidian mit eigener Synchronisierung.

Eine Person oder eine sehr kleine Gruppe, die Datenbanken im Stil von Notion benötigt: AppFlowy. Prüfen Sie zuerst das Sitzplatzlimit des kostenlosen Tarifs.

Ein Team, das viel schreibt und bereits Google Workspace, Entra oder einen OIDC-Provider verwendet: Outline.

Ein Team, das noch heute Nachmittag einen gemeinsamen Arbeitsbereich ohne Identity Provider benötigt: Docmost.

Infrastruktur- oder Produktdokumentation, die viele Personen lesen und wenige bearbeiten: BookStack.

Was nach der Installation fehlschlägt

Drei Fehler verursachen den Großteil der Supportanfragen zu diesen Projekten. Alle drei sind Konfigurationsfehler und keine Bugs.

Der erste betrifft die App-URL. Docmost APP_URL und Outline URL müssen der Adresse entsprechen, die der Browser tatsächlich verwendet, einschließlich https://. Wenn Sie die URL auf localhost setzen und die App hinter einer Domain betreiben, leiten Login-Weiterleitungen Benutzer an einen Rechner weiter, der ihnen nicht gehört.

Der zweite Fehler betrifft WebSockets, wie oben beschrieben. Die gemeinsame Bearbeitung funktioniert nicht mehr, während die App weiterhin fehlerfrei wirkt.

Der dritte Fehler betrifft Backups. Diese Anwendungen speichern ihre Inhalte in PostgreSQL oder MySQL und nicht in den sichtbaren Dateien. Das Kopieren des Volume-Verzeichnisses einer laufenden Datenbank ist daher kein zuverlässiges Backup. Erstellen Sie regelmäßig einen Datenbank-Dump und speichern Sie ihn außerhalb des Servers. Das funktioniert genauso wie bei geplanten verschlüsselten Backups mit restic für jeden anderen zustandsbehafteten Dienst. Wenn Sie entscheiden, welche weiteren Dienste Sie daneben betreiben möchten, ist die umfassendere Liste der Apps, die Sie dieses Jahr selbst hosten können eine nützliche Orientierung dafür, wie viel ein einzelner Server übernehmen sollte.

FAQ

Welche selbst gehostete Notion-Alternative kommt Notion selbst am nächsten?

AppFlowy. Es ist das einzige dieser Projekte mit einem echten Datenbankkonzept. Das bedeutet typisierte Felder sowie Raster-, Board- und Kalenderansichten über dieselben Zeilen. Outline, Docmost und BookStack sind Dokumentwerkzeuge mit Seitenhierarchien. Sie eignen sich sehr gut für Dokumente, ersetzen aber keine Notion-Datenbank.

Kann ich Notion selbst selbst hosten?

Nein. Notion ist ein kommerzielles, gehostetes Produkt ohne selbst gehostete Edition und ohne veröffentlichten Serverbestandteil. Jede Option in diesem Leitfaden ist ein separates Open-Source-Projekt und deckt nur einen Teil der Funktionen von Notion ab. Die Migration erfolgt durch Export und Import. Dabei wird nicht dieselbe Software übernommen.

Haben diese Werkzeuge mobile Apps?

AppFlowy veröffentlicht native iOS- und Android-Apps. Diese verbinden sich mit Ihrem eigenen Server, sobald Sie sie auf Ihre Instanz verweisen. Outline und Docmost verwenden Sie über einen mobilen Browser. Beide eignen sich auf diese Weise zum Lesen und für leichte Bearbeitungen. Obsidian verfügt über vollständige mobile Apps, die Synchronisierung müssen Sie jedoch selbst bereitstellen. BookStack ist eine responsive Webanwendung ohne mobile App des Herstellers.

Wie viel RAM benötige ich auf einem VPS?

Docmost nennt 2 vCPU und 4 GB RAM als Mindestanforderung. Outline und BookStack liegen für ein kleines Team in einem ähnlichen Bereich. AppFlowy Cloud bildet eine Ausnahme. Die Compose-Datei startet ungefähr zehn Dienste, darunter PostgreSQL mit pgvector und den Objektspeicher MinIO. Planen Sie dort daher deutlich mehr Arbeitsspeicher und Speicherplatz ein.

Ist Outline ohne Anmeldung über Google oder Microsoft nutzbar?

Ja, aber nicht ohne einen Identitätsanbieter. Outline unterstützt neben den genannten Anbietern auch einen generischen OpenID-Connect-Anbieter. Daher funktioniert ein selbst gehosteter OIDC-Server. Eine einfache lokale Anmeldung mit Benutzername und Passwort wird jedoch nicht unterstützt. Das eigene Umgebungsbeispiel von Outline weist außerdem darauf hin, dass mindestens ein Drittanbieter konfiguriert werden muss. Andernfalls bietet die Installation keine Anmeldemöglichkeit.