Self-hosted-Alternativen zu Notion im Vergleich

Die kurze Antwort

Self-hosted-Alternativen zu Notion lassen sich in drei Gruppen einteilen. Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, welchen Teil von Notion Sie tatsächlich nutzen. Wenn Sie das Notion-Gefühl mit Seiten innerhalb von Seiten und einer Datenbankansicht möchten, verwenden Sie AppFlowy. Wenn Sie ein schnelles Team-Wiki mit hervorragender Suche benötigen, verwenden Sie Outline. Wenn Sie möglichst schnell von einem frisch eingerichteten Server zu einem funktionierenden Workspace gelangen möchten, verwenden Sie Docmost.

Zwei weitere Tools werden bei dieser Suche regelmäßig genannt. Beide sind sinnvolle Antworten auf eine andere Frage. BookStack ist die richtige Wahl, wenn Sie eigentlich strukturierte Dokumentation benötigen. Obsidian ist die richtige Wahl, wenn der Workspace genau ein Mitglied hat: Sie.

So wurden die Produkte verglichen

Dies ist ein Vergleich der dokumentierten Funktionen. Grundlage waren die offizielle Dokumentation jedes Projekts, die veröffentlichte Beispielkonfiguration für Umgebungsvariablen und die öffentliche Compose-Datei. Die Prüfung erfolgte im Juli 2026. Die Quellen zu Docmost, AppFlowy, Outline und BookStack sowie die Synchronisierungsoptionen von Obsidian wurden im Oktober 2026 erneut geprüft. Der Text ist kein Bericht über ein Jahr Produktivbetrieb mit jedem einzelnen Produkt. Wenn unten ein Grenzwert genannt wird, stammt er aus der Dokumentation oder dem Repository des jeweiligen Projekts. Der Text nennt jeweils die Quelle. Das ist wichtig, weil viele Übersichten dieser Art die nicht geprüften Punkte stillschweigend erfinden.

Die folgenden vier Kriterien entsprechen den Fragen, die tatsächlich gestellt werden. Sie sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der diese Fragen typischerweise gestellt werden: Datenbanken und Tabellenansichten, Zusammenarbeit in Echtzeit, mobiler Zugriff und Ressourcenbedarf beim Hosting.

AppFlowy: Notion am ähnlichsten, aber mit einem Lizenzvorbehalt

AppFlowy ist hier das einzige Projekt, das das Datenmodell von Notion ernsthaft nachbildet. Seiten, Boards, Grids und Kalenderansichten sind vorhanden. Die Desktop- und mobilen Apps sind nativ. Durch das Local-first-Design funktioniert die Anwendung auch dann weiter, wenn der Server nicht verfügbar ist.

Für das Self-Hosting benötigen Sie lediglich einen Git-Clone und eine Compose-Datei:

git clone https://github.com/AppFlowy-IO/AppFlowy-SelfHost-Commercial
cd AppFlowy-SelfHost-Commercial
cp deploy.env .env
docker compose up -d

Das Repository wurde 2026 geändert. Das alte Repository AppFlowy-Cloud wurde am 11. September 2026 archiviert. In der README steht nun, dass Sie für alle Self-Hosting-Bereitstellungen und Upgrades AppFlowy-SelfHost-Commercial verwenden sollen. Anleitungen, die weiterhin AppFlowy-Cloud klonen, bauen den Code, den AppFlowy nicht mehr pflegt.

Bearbeiten Sie .env vor dem letzten Befehl. FQDN und SCHEME legen die öffentliche Adresse fest. Mit GOTRUE_ADMIN_EMAIL und GOTRUE_ADMIN_PASSWORD konfigurieren Sie das erste Administratorkonto. Wenn GOTRUE_ADMIN_PASSWORD=password unverändert bleibt, wird ein öffentlicher Server mit einem leicht zu erratenden Administrator-Login bereitgestellt.

Hier liegt der entscheidende Vorbehalt. AppFlowys Self-Hosted-Server verwendet inzwischen ein Open-Core-Modell. Das Repository AppFlowy-SelfHost-Commercial steht unter der AppFlowy Self-Hosted Commercial License und nicht unter einer Open-Source-Lizenz. In der README steht, dass die kostenlose Self-Hosted-Stufe "One User Seat (per instance)" sowie bis zu drei Gastbearbeiter auf freigegebenen Seiten bietet. Die Version, die viele mit "self-hosted Notion" meinen, ist in der kostenlosen Stufe also ein persönlicher Arbeitsbereich mit eingeschränkter Gastnutzung. Auch die kostenpflichtigen Stufen heben diese Einschränkung nicht vollständig auf: Die Self-Hosted-Preistabelle von AppFlowy weist auch im kostenpflichtigen One-Tarif einen Sitz aus, bis zu 1,000 im Team-Tarif und unbegrenzt viele im Enterprise-Tarif. Prüfen Sie die aktuellen Tarife, bevor Sie damit einen Rollout für zehn Personen planen.

Überblick: die beste Suche, wenn Sie bereits Single Sign-on verwenden

Outline bietet in dieser Gruppe die beste reine Schreib- und Leseerfahrung. Die Suche ist schnell und findet tatsächlich Inhalte. Der Editor ist übersichtlich. Die Struktur besteht aus Sammlungen und verschachtelten Dokumenten statt aus einer Datenbank-Engine. Teams, die viele Inhalte schreiben, bleiben meist bei Outline.

Outline benötigt PostgreSQL und Redis. Die Anwendung lauscht auf Port 3000. Zwei Secrets sind erforderlich. Die Beispieldatei für die Umgebung zeigt genau, wie Sie diese erzeugen:

openssl rand -hex 32   # SECRET_KEY
openssl rand -hex 32   # UTILS_SECRET

Setzen Sie anschließend URL auf Ihre öffentliche HTTPS-Adresse sowie DATABASE_URL und REDIS_URL. Die Authentifizierung ist der Punkt, der viele überrascht. Outline bietet keine integrierte Anmeldung mit Benutzername und Passwort. In der eigenen .env.sample steht zu den Anmeldedaten für die Anmeldung über Drittanbieter: „Mindestens EINE dieser Optionen ist für eine funktionierende Installation erforderlich, andernfalls stehen Ihnen keine Anmeldeoptionen zur Verfügung.“ Unterstützt werden Google, Microsoft Entra, Slack, Discord und ein generischer OpenID-Connect-(OIDC)-Provider.

Das verursacht zusätzlichen Aufwand. Wenn Sie noch keinen Identity Provider betreiben, müssen Sie für das Self-Hosting von Outline zunächst einen weiteren Dienst betreiben, bevor Outline überhaupt verwendet werden kann. Wenn Sie bereits einen betreiben, ist das ein Vorteil. Dann ist Outline wahrscheinlich die richtige Wahl für Sie.

Docmost: am schnellsten eingerichtet

Docmost ist das neueste der drei Systeme und erfordert für die Inbetriebnahme den geringsten Aufwand. Es bietet kollaborative Bearbeitung in Echtzeit, Seitenbäume, Bereiche, Kommentare sowie integrierte Konten mit E-Mail-Adresse und Passwort. Daher müssen Sie nicht zuerst einen Identity Provider einrichten.

Die offizielle Installationsseite beginnt mit diesen Befehlen:

mkdir docmost
cd docmost
curl -O https://raw.githubusercontent.com/docmost/docmost/main/docker-compose.yml
openssl rand -hex 32

Tragen Sie diese Hex-Zeichenfolge in APP_SECRET in der Compose-Datei ein. Setzen Sie APP_URL auf die Adresse, die Sie tatsächlich verwenden. Ersetzen Sie STRONG_DB_PASSWORD an beiden Stellen, an denen es vorkommt. Starten Sie den Stack anschließend:

docker compose up -d
docker compose ps

Jeder Dienst sollte running lesen. Öffnen Sie die Adresse in einem Browser. Daraufhin sollte die Docmost-Einrichtungsseite erscheinen. Dort erstellen Sie den ersten Arbeitsbereich und den ersten Administratorkonto. Der Stack besteht aus Docmost, PostgreSQL und Redis. Die Installationsdokumentation nennt keine Mindestanforderungen an CPU oder RAM. Als einzige Voraussetzung wird Docker aufgeführt.

Ein Hinweis aus der Dokumentation ist besonders wichtig: Der Editor verwendet WebSockets. Wenn ein Reverse Proxy die Header für das WebSocket-Upgrade nicht weiterleitet, wird die Seite geladen. Änderungen aus einem zweiten Browser erscheinen anschließend jedoch nicht. Keiner der beiden Benutzer erhält eine Fehlermeldung. Wenn Sie TLS davor terminieren, verarbeitet ein Traefik-Reverse-Proxy für mehrere Anwendungen auf einem Server das Upgrade standardmäßig korrekt.

BookStack: wenn Sie Dokumentation statt eines Arbeitsbereichs benötigen

BookStack organisiert Inhalte als Regale, Bücher, Kapitel und Seiten. Diese feste Hierarchie ist der eigentliche Zweck. Niemand muss eine Struktur erfinden, und auch ein Jahr später bleibt das Wiki navigierbar. BookStack bietet leistungsfähige Berechtigungen, einen guten Editor und ist auf die Weise unspektakulär, auf die Infrastrukturdokumentation unspektakulär sein sollte.

Was BookStack nicht bietet, ist eine Datenbankansicht oder eine blockbasierte Bearbeitung. Daher ist es kein Ersatz für Notion, wie es die ersten drei Lösungen sind. BookStack erfordert PHP 8.2 oder neuer sowie MySQL 8.0 oder MariaDB 10.6 oder neuer. Das Projekt veröffentlicht kein eigenes Docker-Image und verweist stattdessen auf Images aus der Community. Am häufigsten wird das Image von LinuxServer.io verwendet:

docker pull lscr.io/linuxserver/bookstack:latest

Da das Image von der Community gepflegt wird, sollten Sie eine Version festlegen, statt latest zu verfolgen. Lesen Sie außerdem die Dokumentation dieses Images zu den erforderlichen Variablen.

Obsidian: keine Serveranwendung, und genau das ist der Punkt

Obsidian speichert einfache Markdown-Dateien in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Die Anwendung selbst benötigt keinen Server. Daher kann um 3am nichts ausfallen, sofern Sie nicht den Sync-Dienst selbst hosten. Für eine einzelne Person, die Notizen schreibt, ist Obsidian allen genannten Optionen bei der Geschwindigkeit und bei der Gewissheit überlegen, dass Ihre Dateien die Software überdauern.

Den Sync-Dienst hosten Sie selbst. Möglich sind ein kostenpflichtiger Sync-Dienst des Herstellers, eine CouchDB-Instanz oder S3-kompatibler Objektspeicher für das Community-Plugin LiveSync sowie einfacher Dateisync mit Syncthing oder über eine WebDAV-Freigabe. Echtzeitbearbeitung durch mehrere Personen wird nicht unterstützt. Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Seite benötigen, ist Obsidian das falsche Werkzeug.

Datenbanken und Tabellen: hier enden die meisten Alternativen

Diese Eigenschaft entscheidet über die Auswahl. Wer Notion vermisst, vermisst meist die Datenbank: eine Tabelle mit typisierten Feldern, mehrere Ansichten über dieselben Zeilen und Filter.

AppFlowy bietet dies mit Grid-, Board- und Kalenderansichten. Outline, Docmost und BookStack bieten es nicht. Sie enthalten Dokumente mit einfachen Tabellen. Das ist nicht dasselbe, weil sich die Zeilen nicht abfragen lassen und keine zweite Ansicht darüber verfügbar ist. Obsidian liegt dazwischen: Die Funktion Bases stellt Tabellen-, Karten-, Listen-, Kanban- und Kartenansichten für Notizeigenschaften bereit. Der offizielle Notion-Importer konvertiert Datenbanken und Formeln in Bases. Dabei wird jedoch nur die primäre Ansicht jeder Datenbank übernommen. Wenn eine Notion-Datenbank die Arbeit eines Teams enthält, ist AppFlowy in dieser Gruppe Ihre einzige echte Option. Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob das Sitzlimit der kostenlosen Stufe für Ihre Teamgröße ausreicht. Wenn die Datenbank nur Ihnen gehört, ist auch Obsidian einen Testlauf mit dem Importer wert.

Hosting-Ressourcen: Welche Komponenten die einzelnen Stacks tatsächlich ausführen

Docmost und Outline führen jeweils drei Container aus: die Anwendung, PostgreSQL und Redis. Beide laufen problemlos auf einem kleinen VPS. BookStack führt die Anwendung sowie eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank aus und ist damit die ressourcenschonendste der vier Optionen.

AppFlowy Cloud ist mit Abstand am ressourcenintensivsten. Die bereitgestellte Compose-Datei startet nginx, MinIO als Objektspeicher, PostgreSQL mit der Erweiterung pgvector, Redis, GoTrue für die Authentifizierung, den AppFlowy-Cloud-Dienst selbst, ein Admin-Frontend, einen Worker, einen Suchdienst, einen KI-Dienst und die Webanwendung. Außerdem ist ein Sicherungsdienst definiert, der jedoch nur startet, wenn Sie ihn aktivieren. Das umfasst eine echte Datenbank, einen Objektspeicher und ungefähr zehn Container. Planen Sie entsprechend Arbeitsspeicher ein und lesen Sie wie Docker-Compose-Dienste, Volumes und Netzwerke zusammenarbeiten, bevor Sie mit der Bearbeitung dieser Datei beginnen.

Welche Lösung sollten Sie wählen

Eine Person, die Notizen und Entwürfe verwalten möchte und keinen Server betreiben will: Obsidian mit eigener Synchronisierung.

Eine Person oder eine sehr kleine Gruppe, die Datenbanken im Notion-Stil benötigt: AppFlowy. Prüfen Sie vorher das Sitzplatzlimit des kostenlosen Tarifs.

Ein Team, das viele Texte verfasst und bereits Google Workspace, Entra oder einen OIDC-Provider verwendet: Outline.

Ein Team, das noch heute ohne Identity-Provider einen gemeinsamen Arbeitsbereich benötigt: Docmost.

Infrastruktur- oder Produktdokumentation, die viele Personen lesen und wenige bearbeiten: BookStack.

Was nach der Installation ausfällt

Drei Fehler machen den Großteil der Supportanfragen zu diesen Projekten aus. Bei allen drei handelt es sich um Konfigurationsfehler und nicht um Bugs.

Der erste Fehler betrifft die App-URL. Docmost APP_URL und Outline URL müssen die Adresse verwenden, die der Browser tatsächlich aufruft, einschließlich https://. Setzen Sie sie auf localhost und betreiben Sie die App hinter einer Domain. Andernfalls leiten die Login-Weiterleitungen Benutzer zu einem Rechner weiter, der nicht ihnen gehört.

Der zweite Fehler betrifft WebSockets, die weiter oben beschrieben wurden. Die kollaborative Bearbeitung funktioniert dann unbemerkt nicht mehr, obwohl die App einen gesunden Zustand anzeigt.

Der dritte Fehler betrifft Backups. Diese Anwendungen speichern ihre Inhalte in PostgreSQL oder MySQL und nicht in den sichtbaren Dateien. Das Kopieren des Volume-Verzeichnisses einer laufenden Datenbank ist daher kein Backup, dem Sie vertrauen können. Erstellen Sie regelmäßig einen Dump der Datenbank und speichern Sie den Dump außerhalb des Servers. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei verschlüsselten, geplanten Backups mit restic für jeden anderen zustandsbehafteten Dienst. Wenn Sie entscheiden, welche weiteren Anwendungen Sie daneben betreiben möchten, ist die umfassendere Liste der Anwendungen, die sich in diesem Jahr für Self-Hosting eignen eine nützliche Orientierung dafür, wie viel ein einzelner Server übernehmen sollte.

FAQ

Welche selbst gehostete Notion-Alternative kommt Notion selbst am nächsten?

AppFlowy. Es ist das einzige dieser Projekte mit einem vollständigen Datenbankkonzept, das ein Team gemeinsam nutzen kann. Dazu gehören typisierte Felder sowie Grid-, Board- und Kalenderansichten über dieselben Zeilen. Obsidian kommt mit Bases am nächsten. Es bietet Tabellen- und Kanbanansichten über Notizeigenschaften, jedoch in einem Vault, der einer einzelnen Person gehört. Outline, Docmost und BookStack sind Dokumentwerkzeuge mit Seitenhierarchien. Sie eignen sich hervorragend für Dokumente, ersetzen aber keine Notion-Datenbank.

Kann ich Notion selbst hosten?

Nein. Notion ist ein kommerzielles, gehostetes Produkt ohne selbst gehostete Edition und ohne veröffentlichten Serverbestandteil. Jede Option in diesem Leitfaden ist ein separates Open-Source-Projekt, das einen Teil des Funktionsumfangs von Notion abdeckt. Die Migration erfolgt durch Export und Import und nicht durch die Übernahme derselben Software.

Haben diese Werkzeuge mobile Apps?

AppFlowy veröffentlicht native iOS- und Android-Apps. Diese verbinden sich mit Ihrem eigenen Server, sobald Sie sie auf Ihre Instanz ausrichten. Outline und Docmost werden über einen mobilen Browser verwendet. Beide eignen sich dort zum Lesen und für einfache Bearbeitungen. Obsidian verfügt über vollständige mobile Apps, den Sync müssen Sie jedoch selbst bereitstellen. BookStack ist eine responsive Webanwendung ohne mobile App des Herstellers.

Wie viel RAM benötige ich auf einem VPS?

Die Installationsdokumentation von Docmost nennt keine Mindestanforderung für CPU oder RAM und führt Docker als einzige Voraussetzung auf. Die veröffentlichten Anforderungen von BookStack beziehen sich nur auf Softwareversionen. Docmost und Outline führen jeweils drei Container aus, BookStack zwei. Für ein kleines Team ist das eine geringe Auslastung eines VPS. AppFlowy Cloud bildet eine Ausnahme. Die Compose-Datei startet ungefähr zehn Dienste, darunter PostgreSQL mit pgvector und MinIO als Objektspeicher. Planen Sie dort daher deutlich mehr Arbeitsspeicher und Speicherplatz ein.

Ist Outline ohne Anmeldung bei Google oder Microsoft nutzbar?

Ja, aber nicht ohne einen Identity Provider. Outline unterstützt neben den namentlich genannten Anbietern auch einen generischen OpenID-Connect-Provider. Daher funktioniert ein selbst gehosteter OIDC-Server. Eine einfache lokale Anmeldung mit Benutzername und Passwort wird jedoch nicht unterstützt. Das eigene Environment-Beispiel weist außerdem darauf hin, dass mindestens ein Drittanbieter konfiguriert werden muss. Andernfalls bietet die Installation keine Anmeldemöglichkeit.