n8n vs. Zapier vs. Make: Ab wann lohnt Self-Hosting?

Der eine Unterschied, der entscheidend ist

n8n, Zapier und Make erledigen dieselbe Aufgabe. Ein Trigger wird ausgelöst, Daten werden zwischen APIs übertragen, und in einem anderen System entsteht ein Ergebnis. Die Entscheidung zwischen diesen Diensten hängt normalerweise von einem Punkt ab: der Abrechnungseinheit. Zapier und Make berechnen jede Arbeitseinheit, die Ihre Automatisierungen ausführen. Beim Self-Hosting von n8n fallen pro Arbeitseinheit keine Kosten an, weil Sie stattdessen für einen Server bezahlen.

Dieser eine Unterschied bestimmt alles, was folgt. Ein verbrauchsabhängiger Tarif kostet fast nichts, wenn Sie täglich zehn Workflows ausführen. Er wird jedoch zu Ihrem größten Softwareposten, sobald ein Workflow jede Minute ausgelöst wird. Die pauschalen Serverkosten verhalten sich umgekehrt: Am ersten Tag wirken sie hoch, während sie bei zunehmendem Volumen nicht weiter steigen. Keines der beiden Modelle ist unseriös. Sie eignen sich lediglich für unterschiedliche Abrechnungsprofile.

Was die einzelnen Produkte tatsächlich berechnen

Zapier rechnet pro Task ab. Nach der eigenen Definition von Zapier wird ein Task gezählt, sobald Zapier eine Arbeitseinheit erfolgreich abschließt. Jeder erfolgreich ausgeführte Aktionsschritt in einem Zap verbraucht einen Task. Einige Aktionen verbrauchen mehr als einen. Trigger und Polling werden nicht berechnet. Fehlgeschlagene Aktionen werden nicht berechnet. Die integrierten Tools (Formatter, Paths, Filter, Delay, Looping, Storage) werden ebenfalls nicht berechnet. Ein Zap mit einem Trigger und drei Aktionsschritten kostet daher bei jeder Ausführung drei Tasks. Im Juli 2026 umfasst der kostenlose Tarif 100 Tasks pro Monat. Der kostenpflichtige Professional-Tarif beginnt bei jährlicher Abrechnung bei etwa 20 US-Dollar pro Monat und umfasst 750 Tasks.

Make rechnet pro Credit ab, der früher als Operation bezeichnet wurde. Laut der Dokumentation von Make verbraucht jede Aktion eines Szenarios eine bestimmte Anzahl von Credits. Die meisten Aktionen verbrauchen einen Credit. Lesen, Suchen, Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Transformieren, Aggregieren und Iterieren kosten jeweils einen Credit. Router und Fehlerbehand
ler kosten keine Credits. Das wichtige Wort ist Iterieren: Ein Modul, das 200 Zeilen durchläuft, verbraucht ungefähr 200 Credits und nicht einen. Im Juli 2026 umfasst der kostenlose Tarif 1.000 Credits pro Monat. Der Core-Tarif beginnt bei etwa 12 US-Dollar pro Monat und umfasst 10.000 Credits.

Bei selbst gehostetem n8n wird pro Ausführung nichts berechnet. Die Community Edition ist kostenlos und enthält fast den vollständigen Funktionsumfang. Workflow-Ausführungen, Nodes innerhalb einer Ausführung, Schleifendurchläufe und Wiederholungsversuche kosten nichts. Der einzige Messwert sind CPU, Arbeitsspeicher und Festplattenplatz Ihres Servers. Es gibt kostenpflichtige Tarife für das Self-Hosting. Dafür ist ein Lizenzschlüssel erforderlich. Diese Tarife bieten jedoch Governance-Funktionen wie Single Sign-on und getrennte Umgebungen, nicht mehr Durchsatz. Wenn Sie n8n auf einem VPS mit Docker und HTTPS bereits eingerichtet haben, haben Sie die gesamten laufenden Kosten bereits bezahlt.

Der Installationsbefehl aus der n8n-Dokumentation ist kurz genug, um den Unterschied zu verdeutlichen:

docker volume create n8n_data

docker run -it --rm \
 --name n8n \
 -p 5678:5678 \
 -e GENERIC_TIMEZONE="Europe/Berlin" \
 -e TZ="Europe/Berlin" \
 -e N8N_ENFORCE_SETTINGS_FILE_PERMISSIONS=true \
 -e N8N_RUNNERS_ENABLED=true \
 -v n8n_data:/home/node/.n8n \
 docker.n8n.io/n8nio/n8n

Der Editor ist anschließend auf Port 5678 erreichbar. Dieser Befehl eignet sich nur für einen ersten Test, weil er die standardmäßige SQLite-Datei verwendet und --rm den Container beim Stoppen verwirft. Für einen Server, auf den Sie angewiesen sind, sollten Sie Postgres und einen vorgeschalteten Reverse Proxy verwenden.

Ein realistischer Monat, berechnet

Vage Vergleiche sind nutzlos, denn die Antwort hängt vollständig vom Volumen ab. Berechnen Sie es daher. Hier sind vier Automatisierungen, die ein kleines Unternehmen tatsächlich verwendet, einschließlich der Ausführungshäufigkeit und der Anzahl der abrechenbaren Schritte pro Ausführung.

[
  {
    "label": "Form to CRM to Slack",
    "runs_per_month": 1200,
    "billable_steps": 3,
    "units_per_month": "3,600"
  },
  {
    "label": "Order sync, every 15 min",
    "runs_per_month": 2880,
    "billable_steps": 4,
    "units_per_month": "11,520"
  },
  {
    "label": "AI inbox triage",
    "runs_per_month": 900,
    "billable_steps": 5,
    "units_per_month": "4,500"
  },
  {
    "label": "Daily revenue report",
    "runs_per_month": 30,
    "billable_steps": 6,
    "units_per_month": "180"
  }
]

Allein die Auftragssynchronisierung verbraucht 11,520 abrechenbare Einheiten pro Monat, weil ein Zeitplan-Trigger alle 15 Minuten 2880-mal ausgelöst wird und jede Ausführung 4 kostenpflichtige Schritte umfasst. Der tägliche Bericht, der wegen seiner meisten Schritte wie der aufwendigste Workflow wirkt, verbraucht 180. Die Häufigkeit ist jedes Mal entscheidender als die Komplexität. Deshalb führt eine Schätzung anhand des Aufbaus eines Workflows statt anhand seines Zeitplans zu einer unerwarteten Rechnung.

Zusammen verbrauchen diese vier Automatisierungen 19,800 abrechenbare Einheiten pro Monat. Bei Zapier landen Sie damit im Tarif mit 20,000 Tasks eines kostenpflichtigen Plans. Bei Make entspricht das ungefähr dem Doppelten der im Core-Plan enthaltenen Credits, sodass Sie in den nächsthöheren Tarif wechseln müssen. Beim selbst gehosteten n8n bleibt die monatliche Serverrechnung gleich wie beim Betrieb eines einzelnen Workflows. Der Server wird die zusätzliche Last nicht bemerken.

Ändern Sie nun eine Zahl. Stellen Sie die Auftragssynchronisierung von alle 15 Minuten auf alle 5 Minuten um. Zapier und Make verdreifachen diese Position auf 34,560 Einheiten, und die Rechnung steigt in den nächsten Tarif. Der n8n-Server benötigt einige Prozent mehr CPU. Diese Asymmetrie ist die eigentliche Entscheidungsgrundlage, nicht der beworbene Preis eines Plans.

Wo der Wendepunkt liegt

Es gibt keinen universellen Break-even-Punkt. Die Entwicklung ist jedoch vorhersehbar.

• Unter etwa 1,000 Einheiten pro Monat setzen sich die kostenlosen Hosted-Tarife klar durch. Nichts ist günstiger als kostenlos, und Sie müssen keinen Server patchen.
• Zwischen etwa 1,000 und 10,000 Einheiten sind die kostenpflichtigen Einstiegstarife günstig. Hosted-Tools bieten weiterhin das bessere Verhältnis, weil ein VPS zusammen mit Ihrer Arbeitszeit mehr kostet als 12 bis 20 Dollar pro Monat.
• Oberhalb von etwa 20,000 Einheiten pro Monat summieren sich nutzungsabhängige Kosten. Ein Server mit festen Kosten ist dann in der Regel günstiger und bleibt es mit wachsendem Volumen.
• Jeder Workflow, der Zeilen verarbeitet, etwa einen CSV-Import, eine Liste mit 500 Bestellungen oder eine paginierte API, überspringt diese Bereiche vollständig. Ein einzelner Lauf kann bereits Tausende von Einheiten verbrauchen.

In diesem letzten Fall ist Self-Hosting keine reine Präferenz mehr. Ein nächtlicher Job, der 5,000 Datensätze verarbeitet, verbraucht bei einem nutzungsabhängigen Tarif 5,000 Credits. In n8n entspricht das nur dem CPU-Verbrauch einer Ausführung.

Die gleiche Logik gilt für AI-Schritte. Dort wächst das Automatisierungsvolumen derzeit am schnellsten. Jeder Modellaufruf in einem Hosted-Szenario ist zusätzlich zu den eigenen Tokenkosten des Model-Providers eine abrechenbare Einheit. Sie zahlen für dieselbe Verarbeitung also zweimal nach Verbrauch. Wenn Sie die Claude API in n8n-Workflows ausführen, zahlen Sie nur den Model-Provider.

Die n8n-Lizenz, klar erläutert

n8n ist nach der üblichen Definition keine Open-Source-Software. Wer das anders darstellt, sorgt später für unangenehme Überraschungen. n8n wird unter der Sustainable Use License veröffentlicht. Diese besagt:

Sie dürfen die Software nur für Ihre eigenen internen Geschäftszwecke oder für nicht kommerzielle beziehungsweise private Zwecke verwenden oder ändern.

Für die Weitergabe gilt:

Sie dürfen die Software nur dann weitergeben oder anderen bereitstellen, wenn Sie dies für nicht kommerzielle Zwecke kostenlos tun.

Vergleichen Sie diese Bedingungen mit Ihrem geplanten Einsatz. Wenn Sie n8n zur Automatisierung der Arbeit Ihres eigenen Unternehmens ausführen, fällt das unter interne Geschäftszwecke. Das ist erlaubt und betrifft fast alle Leser dieses Textes. Wenn Sie n8n als Grundlage für ein von Ihnen verkauftes Produkt einsetzen oder gehostete n8n-Instanzen an Kunden weiterverkaufen, ist das nicht durch die kostenlose Lizenz abgedeckt. Dafür benötigen Sie eine kommerzielle Vereinbarung mit n8n. Prüfen Sie die aktuelle LICENSE.md im n8n-Repository, bevor Sie darauf ein Geschäftsmodell aufbauen. Die Bedingungen können sich ändern. Maßgeblich ist ausschließlich der Text im Repository.

Es gibt eine zweite, weniger schwerwiegende Einschränkung. Die kostenlose Community Edition enthält fast alle Funktionen. Eine kostenlose Registrierung schaltet einige weitere Funktionen frei, beispielsweise Ordner und Debugging im Editor. Funktionen für größere Teams, darunter Single Sign-on, Log-Streaming und getrennte Umgebungen, erfordern einen kostenpflichtigen Lizenzschlüssel. Dabei handelt es sich um Governance-Funktionen. Der Durchsatz ist niemals die Grundlage der Preisgestaltung. Wenn Sie nicht sicher sind, auf welcher Seite dieser Grenze eine von Ihnen benötigte Funktion liegt, sollten Sie die Einschränkungen der Community- und Enterprise-Version vor der Planung für jede Funktion einzeln prüfen.

Was die Pauschale für den Server nicht abdeckt

Die ehrliche Betrachtung des Self-Hostings berücksichtigt auch die Leistungen, die nicht kostenlos sind.

Sie sind für die Verfügbarkeit verantwortlich. Wenn eine gehostete Plattform ausfällt, warten Sie, während sich jemand anderes darum kümmert. Wenn Ihr VPS ausfällt, beheben Sie das Problem, unabhängig davon, zu welcher Uhrzeit es auftritt. Sie sind für Updates verantwortlich, weil n8n häufig neue Releases veröffentlicht und ein Container-Image, das Sie nie aktualisieren, zu einem Sicherheitsproblem wird. Sie sind für Backups verantwortlich: Der n8n-Verschlüsselungsschlüssel und die Postgres-Datenbank enthalten zusammen die einzigen Kopien Ihrer Zugangsdaten und Workflows. Wenn Sie den Schlüssel verlieren, sind alle gespeicherten Zugangsdaten nicht mehr lesbar. Richten Sie verschlüsselte restic-Backups für beides ab dem ersten Tag ein, nicht erst nach dem ersten Vorfall. Auch den Editor aus dem öffentlichen Internet herauszuhalten, liegt dann in Ihrer Verantwortung. Bei dieser Größe erhöht das die Kosten jedoch selten, weil Tailscale für bis zu sechs Benutzer kostenlos ist und ein kleines Team, das auf einen n8n-Server zugreift, deutlich innerhalb dieses Limits liegt.

Sie übernehmen außerdem Leistungen, die ein Hosting-Tarif stillschweigend umfasst. Zapier und Make pflegen Tausende von App-Connectors und reparieren sie, wenn ein Anbieter seine API ändert. n8n verfügt über eine umfangreiche Node-Bibliothek und einen generischen HTTP-Node, der die übrigen Fälle abdeckt. Eine defekte Integration wird jedoch zu Ihrer Aufgabe für den Nachmittag. Hosting-Tarife umfassen außerdem Compliance-Dokumentation, Support mit garantierter Reaktionszeit und einen Bereitschaftsdienst, den jemand anderes übernimmt.

Planen Sie die tatsächlichen Kosten ehrlich ein: den Server, etwa eine Stunde Wartung pro Monat und den Tag, den Sie für die Ersteinrichtung benötigen. Wenn diese Gesamtkosten weiterhin unter der nutzungsabhängigen Abrechnung liegen, ist Self-Hosting die richtige Entscheidung. Bei 19,800 Einheiten pro Monat ist das normalerweise der Fall. Bei 500 Einheiten pro Monat normalerweise nicht.

Welche Option sollten Sie wählen?

Wählen Sie Zapier, wenn die Connector-Liste das entscheidende Produktmerkmal ist. Zapier unterstützt die meisten Anwendungen und ist am einfachsten zu erlernen. Wenn Ihre Automatisierungen kurz und selten sind, ist die Abrechnung pro Aufgabe tatsächlich günstig.

Wählen Sie Make, wenn Ihre Logik visuell und verzweigt ist. Die Arbeitsfläche eignet sich gut für Router, Iteratoren und Fehlerbehandler. Bei vergleichbaren Tarifen kosten die Credits pro Einheit weniger als die Tasks von Zapier. Achten Sie auf Iteratoren. Dort steigt der Credit-Verbrauch unbemerkt an.

Wählen Sie das selbst gehostete n8n, wenn das Volumen hoch ist, Daten Ihre eigene Infrastruktur nicht verlassen dürfen oder Workflows Modelle und Datenbanken aufrufen, die Sie bereits betreiben. Nur bei n8n können Sie außerdem den Codepfad eines Workflows nachvollziehen und ändern. Planen Sie einen VPS und eine Stunde pro Monat ein. Lesen Sie zuerst die Lizenz. Aus dem genannten Grund gehört n8n auf jede Self-Hosting-Auswahlliste für 2026: Die Abrechnung stoppt.

FAQ

Ist selbst gehostetes n8n wirklich kostenlos?

Die Community Edition kann kostenlos betrieben werden. Es gibt keine Gebühr pro Ausführung, und nahezu der vollständige Funktionsumfang ist enthalten. Für den Server fallen weiterhin Kosten an. Funktionen für größere Teams, etwa Single Sign-On, Log-Streaming und getrennte Umgebungen, erfordern einen kostenpflichtigen Lizenzschlüssel. Das Workflow-Volumen wird nie abgerechnet. Genau das ist der wesentliche Grund für Self-Hosting.

Wie viele Zapier tasks verwendet ein Zap pro Ausführung?

Pro erfolgreichem Aktionsschritt wird eine task berechnet. Einige Aktionen kosten mehr als eine task. Der Trigger ist kostenlos. Polling ist kostenlos. Fehlgeschlagene Aktionen sind kostenlos. Auch integrierte Tools wie Formatter, Paths, Filter und Delay sind kostenlos. Ein Zap mit einem Trigger und drei Aktionen kostet daher drei tasks pro Ausführung. Bei 1,000 Ausführungen pro Monat sind das 3,000 tasks.

Werden Make-Credits und Zapier tasks gleich gezählt?

Die Abrechnung ist ähnlich, aber nicht identisch. Beide Systeme berechnen jede Aktion, die ein Workflow ausführt. Make zählt jede Modulaktion als einen Credit. Dazu gehören auch Transformationen und jeder Durchlauf eines Iterators. Zapier berechnet dagegen keine Gebühren für die integrierten Tools zur Formatierung und Filterung. Der Unterschied ist bei Workflows mit Schleifen über Listen am größten, weil sich die Zählung pro Iteration bei Make schnell summiert.

Kann ich selbst gehostetes n8n in einem kommerziellen Produkt verwenden?

Nicht unter der kostenlosen Lizenz. Die Sustainable Use License erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke sowie für nicht kommerzielle oder private Zwecke. Die Automatisierung der Arbeit Ihres eigenen Unternehmens ist zulässig. Wenn Sie n8n in ein von Ihnen verkauftes Produkt integrieren oder gehostete Instanzen weiterverkaufen, benötigen Sie eine kommerzielle Vereinbarung mit n8n. Lesen Sie die aktuelle LICENSE.md im Repository, bevor Sie sich auf ein Design festlegen.

Ab welchem Volumen sollte ich von Zapier oder Make zu n8n wechseln?

Es gibt keine feste Zahl. Das grundsätzliche Muster ist jedoch klar. Bei weniger als etwa 1,000 abrechenbaren Einheiten pro Monat sind die kostenlosen Hosted-Tarife meist günstiger. Bei mehr als etwa 20,000 Einheiten pro Monat ist ein Server mit festen Kosten in der Regel günstiger. Jeder Workflow, der Datensätze durchläuft, kann diese Regel sofort außer Kraft setzen. Ein einzelner Durchlauf über 5,000 Datensätze verbraucht bei einem nach Einheiten abgerechneten Tarif 5,000 Einheiten, auf Ihrem eigenen Server dagegen keine zusätzlichen Einheiten.